Ruth Ortiz, Profesora del Master Executive de Recursos Humanos y Digitalización de la Universidad de Navarra, y Directora Global de Compensación y Organización en Telefónica

Cómo mantener la energía del equipo en situación de confinamiento

13/04/20 Publicado en Universidad de Navarra

Ante un nuevo contexto laboral como el planteado por el COVID-19, todos escuchamos hablar de teletrabajo, pero ¿nos encontramos realmente ante una situación de trabajo remoto habitual o estamos en una situación diferente?

En realidad, no nos encontramos en una situación de teletrabajo, sino que estamos en una situación de confinamiento; lo cual cambia radicalmente todos los modelos previos.

El escenario de nuestra oficina en casa lo componen también las tareas del hogar, los deberes online de nuestros hijos y una intensa labor de entretenimiento con ellos, el cuidado de las personas mayores o bien de aislamiento social si vivimos solos. Todo esto tiene un claro impacto en las personas, los equipos y el líder, y cabe preguntarse cómo haremos para mantener a nuestros equipos motivados y qué podemos esperar de nosotros mismos ante esta situación.

En este marco, la confianza es la clave de una buena estrategia de liderazgo. Los buenos líderes se muestran en las crisis y en estos momentos es interesante recordar estas palabras del empresario Richard Branson: “Para trabajar con éxito con otras personas, tenemos que confiar unos en otros. Eso, en gran parte, es confiar en que todos harán su trabajo, estén donde estén, sin supervisión”. 

Personas, equipo y líderes nos ponemos a prueba en esta situación; y como miembros y/o líderes de equipo debemos considerar cuáles son nuestras prioridades.

A nivel personal, debemos tratar de establecer una rutina y un horario que nos permitan trabajar de forma ordenada en un espacio cómodo y tranquilo. No pasa nada si no alcanzamos todos los objetivos, pero es recomendable establecernos tres prioridades de trabajo diario y conectar al menos una vez al día con nuestro equipo. Es importante abrirnos ventanas de coincidencia, como cafés virtuales que nos ayuden a sentirnos acompañados. 

Además, debemos cuidar el descanso y hacer, al menos, tres parones al día. Fuera del horario laboral que nos hayamos establecido, procuremos invertir algo de tiempo en nuestra formación, hacer ejercicio y meditación de forma regular. Pongamos límites al trabajo: desconectar es tan importante como estar conectados. Todo ello, por supuesto, ¡con el pijama quitado! 

Además de buscar nuestro equilibrio como personas, debemos preocuparnos por el de nuestro equipo o grupo de trabajo. Estos deben tener metas y reglas claras; así como roles definidos para cada integrante. En esta situación se valorará muy positivamente que la comunicación sea continua y a través de distintos canales según los diferentes fines. La transparencia y la cercanía son también valores esenciales en estos momentos de incertidumbre. Ante las distintas complicaciones que puede estar experimentando cada miembro del equipo, debemos mostrarnos cercanos y empáticos; el apoyo emocional, el reconocimiento y aprecio a cada uno de los miembros del equipo es vital.

Y, como líderes, nuestro rol fundamental es generar el ambiente de confianza que cada persona necesita en estos momentos. El papel del líder debe ser el del “relajador” de políticas y flexibilizador de medidas, huyendo de la tirantez. En estas situaciones debe mostrar su cercanía y presencia; la comunicación para ello juega un papel esencial. Además, debe velar por mantener la calma y minimizar el estrés, levantando la moral y motivación de cada miembro del equipo. Para ello, es importante que refuerce la colaboración entre todos, sea transparente y ejerza más que nunca su inteligencia emocional. La construcción hacia el futuro, por muy incierta que sea la situación, les hará levantar la mirada hacia una salida y un mañana mejor.

Ante todos estos consejos, quizá sea pertinente implementar algunas herramientas de comunicación que nos permitan mantener la energía positiva y el compromiso de todos los miembros del equipo.

Podemos encontrar herramientas tecnológicas para todo tipo de funciones de los cuadros de mando de una empresa: seguimiento de tareas, gestión de equipos, comunicación, transmisión de conocimientos, etc., como Google Suite, Float, Slack o Dropbox. Además, hay herramientas que facilitan el trabajo en equipo como MURAL o Conceptboard, y otras que apoyan la formación online como Atrivity o GotoWebinar.

Más allá de estas herramientas tecnológicas, dentro de cada equipo la comunicación continua tiene un papel muy relevante; para ello debemos establecer distintos roles en nuestro equipo, elegir el formato de la comunicación y agendar un calendario

Cada miembro de la organización debe conocer su rol en la comunicación. Desde el CEO cuyas funciones están en desarrollar la estrategia para afrontar la crisis, el CPO que debe actualizar las políticas de personas y velar por su salud y seguridad; los ejecutivos, que deben establecer las prioridades y brindar apoyo emocional a su equipo; y los empleados que deben seguir los objetivos establecidos y brindar su conocimiento experto.

El formato de la comunicación puede ser de lo más variado, desde newsletters periódicas, vídeos, podcasts, e-magazines, meetings o entrevistas virtuales. Elige el canal y el medio más adecuado para cada fin, sin olvidar que debemos adaptar el contenido a cada canal y destinatario. 

Por último, debemos establecer distintos tipos de reuniones; desde daily meetings de 10 o 15 minutos para compartir prioridades y progresos, hasta reuniones globales de todo el equipo en las que podamos conocer la estrategia común, interactuar y reconocer el trabajo realizado por otros. Tampoco nos podemos olvidar de los cafés virtuales, que crearán comunidad y revitalizará sobre todo a aquellos que están pasando en soledad el confinamiento.

La reflexión sobre la situación individual de cada uno de nosotros nos llevará a comprender mejor a todos los miembros del Equipo. Todos formamos parte de la cadena y hoy más que nunca debemos sentirnos acompañados y comprendidos. Es paradójico, pero quién hubiera pensado que la distancia social y el trabajo remoto pudiera unir tanto a las personas. Ojalá después de este confinamiento forzoso salgamos con equipos de trabajo más fortalecidos que hayan aprendido a poner en el centro lo más importante: todos somos personas.

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