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Preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos. Servicios para investigadores. Universidad de Navarra

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Preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos

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Puesta en marcha

Ponerse en contacto con su gestor personal en el Servicio de Gestión de Investigación. En caso de no tener asignado uno, puede escribir un correo electrónico a la dirección proyectos_id@unav.es para solicitarlo. Este gestor le indicará qué pasos debe seguir para que su proyecto pueda comenzar.

Básicamente se necesita el texto de la convocatoria, la resolución definitiva y la solicitud presentada ante el organismo que ha concedido la ayuda.

Una unidad económica es un código de 8 dígitos que identifica su subvención y que sirve para la gestión únicamente interna de la investigación en la Universidad de Navarra.

Las unidades económicas son abiertas por el gestor económico de cada proyecto en el SGI. Éste abrirá cada unidad económica cuando disponga de la información completa necesaria para su arranque.

 

Para realizar gastos, debe tener asignada una unidad económica a la que deben de darle acceso. Además tiene que tener acceso al Portal de Compras y al sistema de solicitudes de gasto PoGE.

El gestor personal es una persona perteneciente al Departamento de Gestión de Proyectos Nacionales del Servicio de Gestión de Investigación que se encarga de la gestión administrativa y económica de las subvenciones relacionadas con la actividad investigadora  de  un investigador.

El dinero concedido en cada subvención ha de gastarse en los conceptos para los cuales se ha solicitado. Esto no significa que no puedan realizarse cambios en el presupuesto inicial previsto pero siempre bajo la supervisión del gestor económico del SGI.

 

El Investigador responsable de la subvención debe solicitar vía mail la autorización a dicha persona indicando nombre, dos apellidos y número de unidad económica para la cual solicita autorización.

Depende de la convocatoria pero en general, es obligación del beneficiario de la ayuda indicar en cada publicación la ayuda recibida. Además puede ser necesario el permiso de l organismo financiador para publicar resultados.

 

Se trata de una reunión que se celebra entre el investigador responsable de la subvención y su gestor personal en el Servicio de Gestión de Investigación. En ella se recuerdan las condiciones de concesión de la subvención que determinarán el desarrollo del proyecto y sobre todo se plantean las necesidades económicas del proyecto valorando la necesidad de cambios y la mejor forma de que queden cubiertas por el presupuesto concedido. No se trata de una reunión obligatoria pero es recomendable para una buena marcha del proyecto.

 

En general el propietario de los resultados del proyecto es la entidad beneficiaria de la ayuda recibida, sin embargo, hay casos en los que el organismo financiador acuerda en la firma de un convenio, la propiedad compartida de los mismos o incluso la exclusividad de su propiedad o de su derecho a explotación. Más información. Si tiene  consultas en relación con la propiedad intelectual e industrial puede ponerse en contacto con el departamento de Propiedad Industrial e  Intelectual.

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Seguimiento

Las cuentas a las que cada investigador tiene acceso son visibles desde el programa de Información Económica. En cualquier caso, los gestores personales están a disposición de los investigadores para resolver cualquier duda a este respecto.

Sí, a través del portal PoGE puede solicitar un anticipo para realizar los gastos relativos a dietas y transporte.

No, no hay una obligación formal de contratar los viajes a través de VCI pero es altamente recomendable hacerlo así. En caso de que se encuentren ofertas de viajes más baratas que las ofrecidas por esta agencia de viajes, han de ponerse en contacto con sus gestores económicos para que esta circunstancia sea correctamente notificada a Viajes  El Corte Inglés. En cualquier caso, las facturas de los viajes tienen que ir siempre dirigidas a la entidad beneficiaria de la ayuda (Universidad de Navarra).

Sí, en función del organismo financiador existen límites a los gastos que pueden cargarse a determinados proyectos. En los casos en los que no están establecidos formalmente, se han de seguir las recomendaciones de austeridad presupuestaria de la propia Universidad de Navarra.

Todo cambio que quiera realizarse en el presupuesto respecto al original debe ser consultado con el gestor económico del SGI. Éste valorará la conveniencia de informar al organismo financiador y la posibilidad de adelantar o no los gastos correspondientes a una posible confirmación de dicho cambio.

Las altas o bajas de miembros del equipo investigador deben tramitarse a través de los gestores del SGI quienes indicarán al IP qué debe hacerse y cómo ayudándole a presentar la documentación que sea necesaria. Más información.

En principio no. En algunos casos los organismos financiadores admiten ciertas variaciones en los gastos previstos inicialmente previstos pero debe consultarse siempre con los gestores en el SGI esta circunstancia antes de realizar cualquier gasto no previsto.

La primera obligación es la oferta pública de la vacante de esta plaza. Además es necesario ponerse en contacto con el Servicio de Dirección de Personas de la Universidad de Navarra o de la CUN para realizar el proceso de contratación cumpliendo todos los requisitos laborales exigidos por la ley. Igualmente deben cumplirse los límites salariales establecidos por categorías tanto por el organismo financiador como por la propia universidad. Para ofertar  en la web dicha contratación, puede ponerse en contacto con su gestor personal en el SGI o escribir a proyectos_id@unav.es. Además puede consultar las ofertas publicadas por la Universidad de Navarra.

Si los equipos superan los 18.000€, debe contarse con tres ofertas de distintos proveedores y, en caso de elegirse la que no sea más económica, justificarlo por escrito. Si sólo hay un proveedor del equipo requerido, es necesario también que el IP prepare un escrito explicando esta circunstancia.

Algunas convocatorias indican los porcentajes máximos de presupuesto que pueden ser invertidos en subcontrataciones pero otras no. Además se aplican las mismas normas que para la compra de equipos. Ver pregunta relativa a equipos.

La mayoría de las convocatorias incluyen entre sus condiciones la de publicitar la ayuda recibida e indican cómo. El IP debe tener en cuenta esta obligación cada vez que envíe un artículo a publicar.

Las partidas en las que se dividen los presupuestos en las solicitudes de cada convocatoria no coinciden generalmente con las partidas que aparecen en Información Económica. La equivalencia no es siempre directa y puede crear dificultades a la hora de interpretar la información mostrada en  dicha apliación. Puede consultar un ejemplo en el manual del investigador o pedir información a su gestor personal.

Desde el 1 de enero de 2012 la Universidad justificará todos los gastos relacionados con los proyectos de investigación  sin IVA, por esta razón, el gasto que se ve en BI será muchas veces menor al real.

Los costes indirectos son una partida presupuestaria que incluyen algunas convocatorias y que engloban aquellos costes que no pueden imputarse directamente al proyecto a través de una factura. Entre ellos se encontrarían, en general, los costes de la electricidad, agua, mantenimiento de equipos, etc.

Son los costes derivados directamente de la realización del proyecto de investigación sin tener en cuenta los costes de personal propio.

Son los costes totales del proyecto incluyendo los costes del personal propio dedicado al proyecto.

Como norma general, siempre que se recibe o incluso, siempre que se solicita una financiación a un organismo financiador distinto al que nos ha dado la financiación debe informarse al segundo. En caso de que ambas financiaciones no superen el coste total del proyecto, no tiene porqué haber problemas. En otros casos la propia convocatoria impide la posibilidad de recibir fondos de otro organismo estableciendo un régimen  de incompatibilidades.

Depende de la convocatoria. En algunos casos no se puede ya que se considera un gasto indirecto.

En general no pero en caso de dudas, consulte a su gestor personal en el SGI.

Depende de la convocatoria. Si un proyecto dura más de un año, en general pueden transferirse los remanentes de un año al siguiente, pero no puede aplicarse a todos los proyectos. Por ejemplo, esto no sucede en los PSEs o en los INNPACTOs así que en caso de dudas, consulte a su gestor personal en el SGI.

No, no es imprescindible presentar todos los tickets. El investigador principal junto con su gestor personal en el SGI deben valorar la conveniencia de justificar los gastos de dietas con los tickets o con dietas en función del nivel de gasto del proyecto y del tipo de justificación. En cualquier caso, aunque se decida justificar estos gastos con dietas, deben recogerse al menos varios tickets que justifiquen la estancia.

Las asistencias a congresos se justifican con los recibos de la inscripción y con el correspondiente certificado de asistencia.

Puede realizar sus compras de material fungible a través del Portal de Compras.

 

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Justificación

La justificación económica es preparada por el gestor económico en el SGI.

Las facturas que pueden ser admitidas para justificar un gasto en un proyecto oficial tienen que ir a nombre de la Universidad de Navarra, tiene que tener fecha de emisión incluida en el período de ejecución del proyecto y tiene que haber sido pagada también en dicho período o en el período de justificación del mismo (tiene que ser UNAV, entrar en fecha y en pago).

Depende de la convocatoria en la que se haya aprobado el proyecto pero en general no es posible justificarlos porque se consideran costes indirectos.

Depende de la convocatoria. En general se presenta un listado de los gastos realizados y adicionalmente copias de las facturas, documentos de pago, nóminas, TC2, time-sheets, etc.

Los viajes y estancias en ciudades distintas a la propia de los investigadores pertenecientes al equipo se justifican bien con un certificado del centro en el que se realiza la estancia (en el caso de estancias), con los certificados de asistencia a congresos, seminarios, etc o con tickets de comidas para justificar otro tipo de viajes.

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Auditoría y cierre