Gestión del tiempo

Definición:

Capacidad de definir, priorizar, organizar, concentrarse y acabar las tareas para lograr los objetivos deseados.

 

Evaluación

  • ¿Defines objetivos que deseas conseguir a corto y medio plazo?

  • ¿Compaginas tus obligaciones académicas con otras actividades?

  • ¿Sabes descansar (duermes más de 7h, haces deporte, cuidas tus amistades…)?

  • ¿Priorizas las tareas que debes realizar?

  • ¿Distingues qué actividades son las importantes y cuáles las urgentes?

  • ¿Utilizas la agenda para programar tus actividades y asignarles un tiempo de realización?

  • ¿Tienes un horario realista con tiempo para estudiar, descansar, estar con amigos, hacer deporte…?

  • ¿Eres realista a la hora de distribuir el tiempo?

  • ¿Sabes aprovechar los tiempos de espera o de desplazamiento?

  • ¿Analizas si has realizado las tareas previstas en el tiempo asignado?

  • ¿Identificas las causas que te hacen perder el tiempo?

  • ¿Tienes fuerza de voluntad para estudiar, al menos, 2 horas seguidas sin levantarte?

  • ¿Defines objetivos retadores para que cada espacio de trabajo sea intenso y te cunda?

  • ¿Sabes decir que no cuando lo que se te propone puede hacerte perder el tiempo?

  • ¿Te focalizas en la realización de la tarea que estás haciendo?

  • ¿Evitas las actividades que suponen una pérdida de tiempo o distraen del objetivo de la tarea?

  • ¿Cuando trabajas, evitas conectarte a facebook, leer el mail, usar el móvil u otras distracciones?

  • ¿Eres puntual? Es decir, ¿comienzas y terminas de acuerdo a lo programado?

  • ¿Vas al grano?

  • Si la tarea te consume más tiempo de lo estimado, ¿lo programas para terminar después y continúas con lo establecido?

  • ¿Anotas el tiempo dedicado a la tarea para compararlo con lo planificado y así mejorar?

  • No tienes claras las prioridades: tareas a realizar, entregables, exámenes...

  • No dedicas tiempo suficiente a descansar (dormir, deporte, hobbies, amigos…)

  • Se te amontona el trabajo.

  • No tienes nunca tiempo para nada, aunque el  rendimiento sea bajo.

  • Dedicas gran parte del tiempo a la realización de tareas urgentes que no siempre son importantes.

  • Aplazas los asuntos hasta que no queda más remedio que solucionarlos, actuando entonces de manera precipitada.

  • No pones plazos para realizar una tarea o proyecto.

  • Elaboras horarios poco realistas que impiden realizar lo previsto.

  • No sabes decir “no” a lo no planificado o a las interrupciones.

  • No respetas los plazos y tienes escasa productividad.

  • Desconoces en qué se va el tiempo previsto para la realización de una tarea.

  • Dejas vagar la imaginación en lugar de concentrarte.

  • Estás siempre “en línea”, miras el mail, navegas, consultas el móvil cuando estás trabajando…

  • Cuando estás trabajando en una tarea estás pensando en la siguiente o en la anterior.

  • Dedicas mucho tiempo a cosas irrelevantes y tiendes a irte por las ramas.

  • Descuidas el tiempo de descanso.

  • No acabas las tareas a tiempo y continúas en ellas dejando a un lado otras que estaban programadas.

  • Nombra a una persona que admires por su capacidad de gestión del tiempo. ¿Qué te hace pensar que gestiona bien su tiempo? ¿Cuál crees que es su truco?

  • ¿Dedicas al iniciar 5 minutos a programar tu tiempo? ¿Te fijas objetivos retadores que te motiven a concentrarte al 100%?

  • ¿Te cunden las horas de trabajo/estudio? ¿Crees que te podrían cundir más? ¿Cómo?

  • ¿Dedicas un cierto tiempo de forma periódica a la reflexión para ver cómo podrías mejorar? ¿Piensas cómo podrías trabajar mejor?

  • ¿Te centras cuando trabajas? ¿Apagas los distractores que te impiden trabajar con más intensidad (móvil, wifi, ambientes que no facilitan la concentración…)?

  • ¿Analizas luego si has cumplido los objetivos?

  • ¿Sueles pensar en otras tareas que tienes que hacer cuando estás trabajando?

  • ¿Te sientes presionado para sacar las tareas adelante (que no tienes tiempo)? ¿por qué? (porque tienes que planificar mejor, porque te has distraído, porque te has atascado en alguna tarea…).

  • ¿Dedicas tiempo para el ocio, para hacer deporte, para relajarte y hacer lo que te gusta con tu familia y amigos?

  • ¿Dedicas tiempo a la cultura y a cultivarte como persona? ¿Incorporas a tu agenda actividades dedicadas a tu formación y al aprendizaje de cuestiones relevantes para tu futuro trabajo o para tus intereses personales?

  • ¿Hay alguna actividad que has dejado de hacer por estudiar (aprender idiomas, practicar deportes, tocar la guitarra)?

  • ¿Cuándo te aíslas de los estudios por un tiempo, eres capaz de volver a concentrarte cuando quieres retomar la tarea?

Plan de acción

Elige un medio para organizar tu tiempo y programar tu estudio y actividades (agenda, calendario del teléfono, Google Calendar, apps de móvil).
Piensa en tus obligaciones académicas (exámenes parciales, finales, trabajos a entregar) y represéntalos en un calendario.
Muestra tu calendario al asesor y contrasta impresiones con él respecto a cuantas horas son necesarias para cada asignatura y cómo distribuir tu tiempo.
Incluye también los eventos de las actividades extra académicas y aquellas realizadas por la escuela a las que quieras asistir.
Dedica un tiempo a hacer la lista de las tareas o hitos que debes realizar durante la semana entrante.
Haz una estimación del trabajo necesario para realizar esa tarea. Luego asigna un tiempo de duración a la tarea.
Ordena las listas en orden de importancia y tiempo de entrega (en su caso), previo a la realización del horario de estudio.
Establece el horario semanal indicando lo que vas a dedicar de estudio para cada tarea de la lista previamente realizada, considerando tiempo para descanso y demás actividades que estén en tu calendario.
Revisa al final de la semana si has podido cumplir con el horario.
Después de terminar una tarea, anota el tiempo que te ha tomada realizarla.
Cuenta las horas efectivas de la semana y compáralo con lo que propusiste al inicio de la semana.
Piensa el porqué de las desviaciones. Habla con tu asesor para arreglar las desviaciones y confeccionar un mejor horario semanal.
Ordena el lugar dónde se vas a estudiar. Aparta las distracciones y solo deja tus instrumentos de estudio.
Fija los objetivos o pasos que debes realizar para cumplir una tarea.
Usa un reloj para gestionar el tiempo que dedicas al estudio, así como los descansos y su duración.
Cuando pases de una tarea a otra toma un tiempo para que te adaptes al cambio de contexto.
Cuando ves que no estás siendo productivo, no pierdas el tiempo y trata de reorganizarte y retoma la tarea cuando te veas capaz.
Establece tiempo para realizar actividades de ocio, estar con la familia y el descanso y reflexión sobre lo que vas a hacer la semana que viene.
Aprovecha para realizar tareas que no has podido hacer, están incompletas o que demandan más tiempo del que dispones en tu horario semanal.
Dedica un tiempo para ponerte al día con las asignaturas repasando los apuntes.

Habla con tu asesor para que te aconseje cómo organizar tu tiempo respecto a cada asignatura. Luego, confecciona dos horarios: uno en el que veas lo que vas a estudiar por el día, y otro semanal que esté desglosado hora por hora (este último tendrás que cambiarlo semanalmente).
Ajusta tu plan de estudio conforme si has adelantado tu estudio respecto a las primeras expectativas o si necesitas más tiempo para tratar una asignatura.

En tu planificación no puede faltar el descanso, que “no es la inactividad, sino el cambio de actividad a una más placentera” (Sarráis, 2013). Este descanso engloba tanto el cuerpo como la mente.
Para descansar físicamente, observa si duermes lo suficiente y con calidad, cómo son tus hábitos alimenticios y el deporte que realizas. Planifica una mejora en alguno de estos aspectos si así lo necesitas.
Para el psicológico, establece rupturas del trabajo con actividades individuales que te hagan disfrutar (leer, pasear, cocinar, pasatiempos, etc.) y también colectivas (planes, deportes de equipo, etc.). Esto es fundamental si no quieres estar bajo presión todo el día.

Recursos

Un trabajo óptimo, Kevin Majeres
Todas las personas desean trabajar en un estado de plena atención a lo que están haciendo, así como dedicar las energías de manera proporcional a lo que realizan. Para esto, se expone el concepto de flujo y las maneras de llegar hasta él.

Effective scheduling: planning to make the best use of your time
De manera sencilla y en forma de pasos, se explica cómo realizar un buen horario que seguir.

Cómo multiplicar el tiempo
Artículo de Nuria Chinchilla (IESE, 1999)

Time management: tips to better manage your life
Partiendo de las distintas causas que hacen que dediquemos el tiempo de manera desparejada, se otorgan soluciones para cada una de ellas.

10 errores comunes en la gestión del tiempo
Se enumeran las más posibles causas de que no estemos cumpliendo con los plazos que nos hemos propuesto.

Is this a "Morning Task"?
Si localizamos qué momento del día es nuestro óptimo para trabajar, podremos rendir de manera mucho más adecuada para todas las tareas 

10 consejos para dejar de perder el tiempo y organizarse mejor

The Post-It Note Approach to Time Management, Joelle Jay
Para las decisiones del día a día y para organizarnos haciendo nuestro día más productivo, conviene saber las cinco posibilidades que se encuentran aquí

5 Amazing Tips for Better Time Management

Primero, lo primero, Stephen R. Covey
El autor de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva desarrolla en este libro sus ideas para mejorar la capacidad de gestión del tiempo, así como expone distintos planes y métodos para conseguir realizar en plazo lo que nos propongamos centrado en la importancia de las prioridades. Ver en librería

Focus: the science of optimal work, Kevin Majeres
Este experto en la terapia cognitivo-conductual explica los procesos neuronales ocurridos cuando estamos en una actividad, así como la manera de dedicar más atención a esta.

Cuatro pasos para gestionar la agenda con éxito, Miquel Lladó
Este vídeo del IESE explica cómo perseguir nuestras metas a través del correcto orden de las prioridades y de un correcto horario.

How to gain control of your free time, Laura Vanderkan
No tenemos nunca tiempo para lo que realmente queremos hacer… ¿O no será que realmente no queremos hacer? En esta charla se explica la elasticidad que tiene el tiempo y cómo llegar a las metas más importantes

How to multiply your time, Rory Vaden
Tras analizar los distintos métodos de gestión del tiempo, Rory Vaden ha desarrollado uno que suple las carencias de los demás, y lo desarrolla en esta charla.

Inside the Mind of a Master Procastinator
De una forma amena, se explica en esta charla cómo actúan las personas que tienen por defecto posponer una tarea y las consecuencias que esto trae.

The Martian, Ridley Scott
El astronauta Mark Watney (Matt Damon) queda aislado en Marte y tiene que sobrevivir hasta que llegue la próxima nave. Tanto él como la NASA deben gestionar el tiempo que tienen, para poder asegurar la supervivencia de Mark, como el encontrar comida y agua, y preparar una misión que lo pueda traer de vuelta antes de que sea tarde. Ficha IMDB

Atrapado en el tiempo, Harold Ramis
Esta película que casi es un clásico sirve para reflexionar sobre el valor del tiempo y como él no gestionarlo adecuadamente puede afectar la vida de las demás personas y la nuestra. Ficha IMDB

Google Calendar

Plantillas de control de horas de estudio y horario. Descargar Excel

Notas Post-It. Sirven para hacer una lista de tareas, asignarles un tiempo y luego priorizar

Evernote y Any.do. Aplicaciones que permiten crear notas rápidas y listas de cosas que hacer. Permite la sincronización entre el móvil y el ordenador