Buenas prácticas digitales
¡Esta es una propuesta de buenas prácticas, si no le gustan tenemos otras! (adaptación moderna de Groucho Marx)
Refranero popular: “Enséñame los mensajes que envías y te diré cómo eres” o en formulación bíblica “por sus mensajes los conoceréis”.
Regla principal: El orden tecnológico no suple al orden personal, que es el importante. Que nos ahorre tiempo, al menos a no muy largo plazo.
Regla fundamental: Lo que no urge, no urge, y menos si es importante.
Regla esencial. Darse de baja en una cuenta de correo electrónico que apenas se usa. Mantenerla puede ser fuente de mucha confusión.
Ventaja de un mensaje frente a una llamada: queda registrado, especialmente si se pone a otros en cc.
Tipos de receptores de un mensaje:
- Para: Persona o personas a las que va dirigido un mensaje y de las que se espera una actuación. Pueden ser también meramente informativos. Si va dirigido a varias personas y se espera una actuación es importante precisar qué se espera de cada una de ellas. Ejemplo:
Ulises, Penélope,
Os informo que hoy ha salido el sol puntualmente.
@Penélope, ¿podrías tejer un jersey a la luna por si mañana no saliera el sol? @Ulises, espero el informe de las sirenas para mañana antes de las 14.00.
- Cc: Persona o personas a las que se desea informar del envío de un mensaje. Las razones pueden ser:
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Mantenerles informados de una comunicación.
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Que los que lo reciben sean conscientes de que esas personas están informadas.
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Poner a esas personas como testigos de una comunicación.
- CCO: Persona o personas a las que se desea informar del envío de un mensaje, pero sin que los los que lo reciben sean conscientes de ello.
En principio no se espera actuación por parte de Cc o de CCO. Al recibir un mensaje conviene calibrar en cuál de las tres categorías nos encontramos, para actuar en consecuencia.
Al escribir un mensaje (email, whatsapp, etc.):
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Importante: En este apartado has de ponerte en la posición de la persona que escribe el mensaje, pero también pensar en cómo puede recibirlo e interpretarlo la otra parte.
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No esperar respuesta necesariamente. La mayoría de las veces no tenemos derecho a ello y además da mucha paz interior tener esta disposición.
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Hacerlo como si eventualmente pudiera leerlo cualquiera. Eso ayuda a moderarse y sobre todo a no ser agresivo ni hacer juicios temerarios. En definitiva ayuda a ser prudente.
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Los más delicados es bueno dejarlos reposar antes de dar a enviar, por ejemplo después de leerlo de nuevo al día siguiente.
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Ser consciente de que aunque lo escribamos con una sonrisa la otra persona puede leerlo en un momento malo o, por ejemplo, no entender un comentario jocoso como tal.
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El daño causado por un malentendido en un mensaje puede resultar irreversible o difícil de reconvertir.
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Pensar muy bien la oportunidad de enviar un mensaje masivo.
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Evitar los bombardeos de mensajes, no son efectivos y crean malestar en algunas personas que, por ejemplo, no se atreven a salirse del grupo para que nadie se sienta molesto.
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Firmar el mensaje, especialmente si se emite desde una cuenta corporativa, para que se identifique claramente la persona que actúa.
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Mensaje o respuesta con audio: muy corto y sabiendo que probablemente no va a poder escucharlo inmediatamente. Aparentemente tienen muchas ventajas sobre los escritos. Por ejemplo, se puede aprovechar un desplazamiento para grabarlo, pero eso se puede convertir en una clara desventaja. Permite también transmitir una idea con explicaciones detalladas y abordar el tema desde distintas perspectivas, personales, sociales, psicológicas, medioambientales… Pero esto puede llevar a mensajes excesivamente largos evitando repetir la misma idea con distintas palabras o incluso las mismas. Evitar incluir la partícula eeee… u otras del tipo “pues eso” o “ya me entiendes”. Este es un ejemplo de mala práctica de un audio:
“É é é é… hola Cayo, he leído tu mensaje y y y y…. bueno, ya sabes. Perdona si se entrecorta porque voy caminando, que tengo ahora una reunión… (con esto se puede rellenar un minuto largo en un tema que no viene al caso). Bueno, pero eee… vamos a lo que comentas. Estoy totalmente de acuerdo, eee… bueno, pero con matizaciones. Ya sabes lo que decía Schopenhauer acerca de los rusos y sus matrioskas (se puede aprovechar este inciso culto para alargar el audio un par de minutos largos). Como te decía no veo claro…, bueno ya me entiendes… Conviene acabar prudentemente del modo siguiente: “Bueno, lo mejor es que lo hablemos”.
Al recibir un mensaje:
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Importante: En este apartado has de ponerte en la posición de la persona que recibe el mensaje, pero también pensar en la que escribe el mensaje, por qué lo ha escrito, su estado de ánimo, qué espera de la persona que lo recibe,...
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Respecto a la respuesta automática, hay que tener en cuenta varias cosas:
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En la mayoría de los casos no es necesario activarla y puede generar repulsa.
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Suele referirse al correo de trabajo, pero también podría utilizarse para el personal si uno quiere unas vacaciones digitales off-line.
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Puede ser conveniente hacerlo si tiene responsabilidades administrativas.
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Es importante dejar la fecha de vuelta a la atención normal de correo.
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Se agradece un contacto para asuntos urgentes, pero es importante que funcione durante el periodo de ausencia digital.
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¿Se ha de responder siempre a un mensaje?
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Enviar un mensaje a una persona no da derecho a recibir una respuesta. Dicho esto, se analizan distintas situaciones sin ánimo de ser exhaustivos.
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Hay mensajes impertinentes o inoportunos a los que conviene no responder.
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Hay mensajes a los que conviene responder en persona o al menos por teléfono o videoconferencia.
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Si vamos en Cc o CCO no suele ser necesario, salvo que se vea conveniente dar acuse de recibo.
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Si se espera respuesta y vamos a tardar en responder se agradece un mensaje acusando recibo y dando una estimación de cuándo responderemos.
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Aunque no haya obligación de responder a un mensaje, si está personalmente dirigido a mi, por cortesía el emisor agradecerá que le responda, aunque sea muy brevemente.
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No responder masivamente a mensajes masivos. De ese modo se generan mensajes exponencialmente. En muchas ocasiones no es necesario responder tampoco al remitente. Hay que tener en cuenta que la definición de mensaje masivo está más en el mensaje en sí mismo que en el número.
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No reenviar un mensaje sin el permiso de la persona que lo ha enviado, al menos implícito. Si es necesario se puede comunicar la idea con nuestras propias palabras.
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Si queremos salirnos de una lista de distribución o de un grupo, ser sinceros y decir a todos que nos vamos a dar de baja. Es necesario crear una cultura en la que no haya reparo hacerlo. Frases que se pueden utilizar:
“Chicos, os quiero mucho, pero me voy a salir del grupo porque estoy en varios y recibo demasiados mensajes.”
“Dame de baja en la lista de distribución porque aunque lo que me envías es muy interesante no puedo asistir nunca (o ya tengo mis fuentes para informarme sobre ello, o lo recibo por otras vías). Es probable que cuando desaparezca el compromiso que ahora tengo te pida que me incluyas de nuevo.”
Empantallados
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Del mismo modo que es de mala educación atender a otra persona mientras estamos en una reunión del tipo que sea, también lo es atender o consultar una pantalla. Cuando sea necesario, ausentarse para no molestar, después de haber pedido permiso y perdón.
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En una reunión en la que soy parte secundaria es de buen gusto tomar notas en papel y olvidarse de las pantallas, aunque solo sea por no dar la impresión de estar distraído.
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Quitar los sonidos molestos al recibir un mensaje cuando se está en un lugar público, por ejemplo en el tren.