Gestión del tiempotit

Gestión del tiempo

Gestión del tiempo

Definición:

Capacidad de definir, priorizar, organizar, concentrarse y acabar las tareas para lograr los objetivos deseados.

REFLEXIONAR

REFLEXIONAR

Tiempo_Evaluacion

Evaluación

(This is a list of behaviors observed in people who possess this competence)

  • They define goals they want to achieve in the short and medium term.

  • They combine their academic duties with other activities.

  • They know how to rest (they sleep at least seven hours, nurture friendships, etc.).

  • They prioritize the most important tasks.

  • They distinguish between important and urgent activities.

  • They use a diary to schedule activities and assign time frames to complete them.

  • Their schedule is realistic and includes time to study, rest, be with friends, exercise, etc.

  • They are realistic when it comes to allocating time.

  • They know how to take advantage of waiting or travel time.

  • They analyze whether tasks have been carried out in the allotted time.

  • They identify the causes of wasted time.

  • They have the willpower to study at least two hours in a row without getting up.

  • They set challenging goals to make each work session intensive and productive.

  • They know how to say no when a proposal may be a waste of their time.

  • They focus on accomplishing the task in hand.

  • They avoid activities that waste time and distract from the goal of the task.

  • When they work, they avoid using Facebook, emails, mobile phones and other distractions so that they can focus on the task at hand.

  • They are punctual; they start and finish tasks according to the schedule.

  • When they start a task, they get right to the point and don’t get bogged down by details.

  • If the task takes longer than expected, they schedule it to finish later and continue with the plan. 

  • They take a note of the time they spend on a task and compare it with the plan with a view to improving.

Behaviors in the assessment questionnaire

  • They analyze the tasks to be carried out and assign time frames to complete them.

  • They analyze whether tasks have been carried out in the allotted time.

  • They avoid activities that waste time and distract from the goal of the task.

  • They use a diary to plan their activities.

(This is a list of negative behaviors observed in people who do not possess this competence to a sufficient extent)

  • They don’t have clear priorities: tasks to carry out, deliverables, exams, etc.

  • They don’t spend enough time relaxing (sleep, exercise, hobbies, friends, etc.).

  • Their work piles up.

  • They never have time for anything, even though their performance is poor.

  • They spend much of the time completing urgent tasks that are not always important.

  • They postpone issues until they have no choice but to solve them, then they act rashly.

  • When they have a lot of things to do, they don’t know where to start.

  • They don’t set deadlines to complete a task or project.

  • They set unrealistic schedules that prevent them from completing anything.

  • They don’t know how to say no to unplanned tasks or interruptions.

  • They don’t respect deadlines and their productivity is low.

  • They don’t know how they spend the time to complete a task.

  • They don’t take account of unforeseen events that may arise.

  • They let their imagination wander rather than concentrating.

  • They are always “connected,” they check their emails, surf the web and check their mobile phone while they are working.

  • When they are working on a task, they are thinking about the next task to be done or issues with the previous task.

  • They spend a lot of time on irrelevant things. They tend to digress and beat around the bush.

  • They don’t take time to rest.

  • They don’t finish tasks on time and continue to work on them, thereby neglecting other tasks that are due.

(Suggestions for questions that mentors can ask students to reflect on and, therefore, propose ways they think they can improve)

  • Name a person you admire for his or her time management skills. What makes you think that he or she manages time well? What do you think his or her trick is?

  • Do you spend five minutes at the beginning scheduling your time? Do you set challenging goals that motivate you to focus 100%?

  • Do you use your working/studying time productively? Do you think you could be more productive? How?

  • Do you regularly spend time reflecting on things to see how you could improve? Do you think about how you could work better?

  • Do you focus when you work? Do you turn off distractions that prevent you from working harder (mobile, Wi-Fi, environments that affect your concentration, etc.)?

  • After studying, do you analyze whether or not you have met the objectives? If you did not fulfill them, do you wonder why? (For example, you didn’t plan well, you were distracted or you got stuck on a particular task.)

  • When you are working, do you usually think of other tasks you have to do?

  • Do you feel pressured to get tasks done (because you don’t have time)?

  • Do you set time aside for leisure, exercise, relaxation and activities with family and friends?

  • Do you spend time on culture and growing as a person? Does your diary include activities involving learning about aspects that are relevant to your future career or personal interests?

  • Is there an activity you have given up to study (learning a language, playing a sport, playing the guitar, etc.)?

  • When you step away from your studies for a while, are you able to refocus on them when you resume?

  • Do you prioritize the most important tasks or the most urgent tasks every time?

CAMBIAR

CAMBIAR

Tiempo_PlanAccion

Plan de acción

Elige un medio para organizar tu tiempo y programar tu estudio y actividades (agenda, calendario del teléfono, Google Calendar, apps de móvil).
Piensa en tus obligaciones académicas (exámenes parciales, finales, trabajos a entregar) y represéntalos en un calendario.
Muestra tu calendario al asesor y contrasta impresiones con él respecto a cuantas horas son necesarias para cada asignatura y cómo distribuir tu tiempo.
Incluye también los eventos de las actividades extra académicas y aquellas realizadas por la escuela a las que quieras asistir.

Dedica un tiempo a hacer la lista de las tareas o hitos que debes realizar durante la semana entrante.
Haz una estimación del trabajo necesario para realizar esa tarea. Luego asigna un tiempo de duración a la tarea.
Ordena las listas en orden de importancia y tiempo de entrega (en su caso), previo a la realización del horario de estudio.
Establece el horario semanal indicando lo que vas a dedicar de estudio para cada tarea de la lista previamente realizada, considerando tiempo para descanso y demás actividades que estén en tu calendario.
Revisa al final de la semana si has podido cumplir con el horario.

Después de terminar una tarea, anota el tiempo que te ha tomada realizarla.
Cuenta las horas efectivas de la semana y compáralo con lo que propusiste al inicio de la semana.
Piensa el porqué de las desviaciones. Habla con tu asesor para arreglar las desviaciones y confeccionar un mejor horario semanal.

Ordena el lugar dónde se vas a estudiar. Aparta las distracciones y solo deja tus instrumentos de estudio.
Fija los objetivos o pasos que debes realizar para cumplir una tarea.
Usa un reloj para gestionar el tiempo que dedicas al estudio, así como los descansos y su duración.
Cuando pases de una tarea a otra toma un tiempo para que te adaptes al cambio de contexto.
Cuando ves que no estás siendo productivo, no pierdas el tiempo y trata de reorganizarte y retoma la tarea cuando te veas capaz.

Establece tiempo para realizar actividades de ocio, estar con la familia y el descanso y reflexión sobre lo que vas a hacer la semana que viene.
Aprovecha para realizar tareas que no has podido hacer, están incompletas o que demandan más tiempo del que dispones en tu horario semanal.
Dedica un tiempo para ponerte al día con las asignaturas repasando los apuntes.

Habla con tu asesor para que te aconseje cómo organizar tu tiempo respecto a cada asignatura. Luego, confecciona dos horarios: uno en el que veas lo que vas a estudiar por el día, y otro semanal que esté desglosado hora por hora (este último tendrás que cambiarlo semanalmente).
Ajusta tu plan de estudio conforme si has adelantado tu estudio respecto a las primeras expectativas o si necesitas más tiempo para tratar una asignatura.

En tu planificación no puede faltar el descanso, que “no es la inactividad, sino el cambio de actividad a una más placentera” (Sarráis, 2013). Este descanso engloba tanto el cuerpo como la mente.
Para descansar físicamente, observa si duermes lo suficiente y con calidad, cómo son tus hábitos alimenticios y el deporte que realizas. Planifica una mejora en alguno de estos aspectos si así lo necesitas.
Para el psicológico, establece rupturas del trabajo con actividades individuales que te hagan disfrutar (leer, pasear, cocinar, pasatiempos, etc.) y también colectivas (planes, deportes de equipo, etc.). Esto es fundamental si no quieres estar bajo presión todo el día.

PROFUNDIZAR

PROFUNDIZAR

Tiempo_Recursos

Recursos

Un trabajo óptimo, Kevin Majeres
Todas las personas desean trabajar en un estado de plena atención a lo que están haciendo, así como dedicar las energías de manera proporcional a lo que realizan. Para esto, se expone el concepto de flujo y las maneras de llegar hasta él.

Effective scheduling: planning to make the best use of your time
De manera sencilla y en forma de pasos, se explica cómo realizar un buen horario que seguir.

Cómo multiplicar el tiempo
Artículo de Nuria Chinchilla (IESE, 1999)

Time management: tips to better manage your life
Partiendo de las distintas causas que hacen que dediquemos el tiempo de manera desparejada, se otorgan soluciones para cada una de ellas.

10 errores comunes en la gestión del tiempo
Se enumeran las más posibles causas de que no estemos cumpliendo con los plazos que nos hemos propuesto.

Is this a "Morning Task"?
Si localizamos qué momento del día es nuestro óptimo para trabajar, podremos rendir de manera mucho más adecuada para todas las tareas 

10 consejos para dejar de perder el tiempo y organizarse mejor

The Post-It Note Approach to Time Management, Joelle Jay
Para las decisiones del día a día y para organizarnos haciendo nuestro día más productivo, conviene saber las cinco posibilidades que se encuentran aquí

5 Amazing Tips for Better Time Management

Primero, lo primero, Stephen R. Covey
El autor de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva desarrolla en este libro sus ideas para mejorar la capacidad de gestión del tiempo, así como expone distintos planes y métodos para conseguir realizar en plazo lo que nos propongamos centrado en la importancia de las prioridades. Ver en librería

Focus: the science of optimal work, Kevin Majeres
Este experto en la terapia cognitivo-conductual explica los procesos neuronales ocurridos cuando estamos en una actividad, así como la manera de dedicar más atención a esta.

Cuatro pasos para gestionar la agenda con éxito, Miquel Lladó
Este vídeo del IESE explica cómo perseguir nuestras metas a través del correcto orden de las prioridades y de un correcto horario.

How to gain control of your free time, Laura Vanderkan
No tenemos nunca tiempo para lo que realmente queremos hacer… ¿O no será que realmente no queremos hacer? En esta charla se explica la elasticidad que tiene el tiempo y cómo llegar a las metas más importantes

How to multiply your time, Rory Vaden
Tras analizar los distintos métodos de gestión del tiempo, Rory Vaden ha desarrollado uno que suple las carencias de los demás, y lo desarrolla en esta charla.

Inside the Mind of a Master Procastinator
De una forma amena, se explica en esta charla cómo actúan las personas que tienen por defecto posponer una tarea y las consecuencias que esto trae.

The Martian, Ridley Scott
El astronauta Mark Watney (Matt Damon) queda aislado en Marte y tiene que sobrevivir hasta que llegue la próxima nave. Tanto él como la NASA deben gestionar el tiempo que tienen, para poder asegurar la supervivencia de Mark, como el encontrar comida y agua, y preparar una misión que lo pueda traer de vuelta antes de que sea tarde. Ficha IMDB

Atrapado en el tiempo, Harold Ramis
Esta película que casi es un clásico sirve para reflexionar sobre el valor del tiempo y como él no gestionarlo adecuadamente puede afectar la vida de las demás personas y la nuestra. Ficha IMDB

Google Calendar

Plantillas de control de horas de estudio y horario. Descargar Excel

Notas Post-It. Sirven para hacer una lista de tareas, asignarles un tiempo y luego priorizar

Evernote y Any.do. Aplicaciones que permiten crear notas rápidas y listas de cosas que hacer. Permite la sincronización entre el móvil y el ordenador