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El teletrabajo tiene el potencial de ser un cambio sistémico en todas las dimensiones de la empresa y las habilidades de las personas

El teletrabajo tiene el potencial de ser un cambio sistémico en todas las dimensiones de la empresa y las habilidades de las personas

DISEÑO ORGANIZATIVO Y ENTORNO / ROCÍO DEL PRADO

Expertos de la Universidad de Navarra y la Organización de Directivos de Capital Humano (DCH) presentan las principales conclusiones de la investigación cualitativa realizada a partir de entrevistar a 30 directivos de Recursos Humanos de España, y calibrarlas en un focus group con 15 miembros del consejo asesor de DCH.

“El teletrabajo supone un cambio sistémico en la forma de desarrollar el trabajo y afecta a todos los aspectos de la empresa y la persona” afirma Alberto Andreu, director académico del Máster Executive en Recursos Humanos y Digitalización. Sin embargo, son los elementos "soft" del teletrabajo los que más preocupan a las organizaciones en el proceso de implementación del teletrabajo.

Según las conclusiones de la publicación, en el ámbito “soft” el teletrabajo reclama un estilo de liderazgo basado en la confianza y no tanto en el control, además, contribuye decididamente a mejorar el clima laboral. No obstante, la inteligencia colaborativa requiere de una cierta presencialidad y los directivos anuncian que el gran reto está en mantener la cultura corporativa y sus valores cuando los empleados no van a la oficina.

Por parte de la forma “hard”, el modelo de trabajo híbrido (en remoto/ en oficina) se mantendrá después de la pandemia. Por tanto, para medir la productividad en remoto se necesitará una buena definición de objetivos. Asimismo, la investigación revela que se debe encontrar un balance eficiente entre el control horario y la autonomía personal. Sin embargo, los costes que supone el trabajo en remoto no se pueden gestionar de forma aislada del resto de los costes operativos. Y entre todas las empresas, según revela el estudio, han mostrado mayor facilidad para escalar el teletrabajo aquellas que ya habían empezado a implantarlo antes de la situación de emergencia sanitaria.

En el ámbito de aspectos operativos, la tecnología ha sido el gran facilitador y la ciberseguridad, la asignatura pendiente cuya demanda ha aumentado con la explosión del teletrabajo. El espacio físico, sin embargo, no desaparecerá en este nuevo escenario. Aunque sí cambiará su diseño para hacerlo más atractivo, eficiente y colaborativo.


 

La investigación, desarrollada por profesores de la Universidad de Navarra en colaboración con DCH, muestra un marco teórico, que incluye una comparativa de la legislación sobre esta materia en distintos países de Europa; realiza una aproximación a la realidad actual del trabajo a distancia de las empresas que operan en España, extraída de entrevistas realizadas a 30 directivos de RRHH; y ofrece un elenco de recomendaciones para poner en práctica.

Conclusiones sobre aspectos hard del teletrabajo

1. El modelo de trabajo híbrido (en remoto/ en oficina) se mantendrá después de la pandemia.

Todos los entrevistados coincidieron en que el teletrabajo ha llegado para quedarse. Queda por determinar en qué porcentaje de tiempo de la jornada laboral se realizará a distancia y qué parte de manera presencial. De las entrevistas mantenidas, se deduce que la opción optima (en muchos casos) puede seguir la fórmula 3+2, es decir tres días en la oficina y dos en remoto. Por supuesto dependerá del tipo de trabajo. Desde los más individuales y de proceso (como por ejemplo trabajos administrativos) a los trabajos en equipo y creativos (por ejemplo, trabajos relacionados con el Marketing y el diseño). La opción de 3+2 facilita una transición progresiva a nuevos modos de trabajo y permite la flexibilidad, que es algo muy atractivo tanto para las empresas como para los empleados.

2. Para medir la productividad en remoto se necesita una buena definición de objetivos. Unos buenos indicadores de productividad facilitarán que se asiente el teletrabajo, porque el teletrabajo se mantendrá únicamente si las empresas encuentran una manera de mantener sus indicadores de productividad igual o mejor que con sus trabajadores en régimen presencial. La productividad depende de muchos factores: los trabajadores en remoto serán productivos en la medida en que la empresa traje adecuadamente los procesos, energía, concentración, la coordinación y cooperación. La capacidad que tenga la empresa de favorecer el bienestar a su colaborador, tanto en el espacio de oficina como en casa – u otros espacios como oficinas satelites y co-working-, y de comunicar sus objetivos y planes de trabajo, serán los elementos clave de la nueva fórmula de medir la productividad.

3. Es necesario encontrar un balance eficiente entre el control horario y la autonomía personal. Uno de los debates más intensos en las entrevistas ha sido si optar por recomendar a los empleados cumplir con la jornada laboral en remoto de igual forma que se venía haciendo hasta ahora el régimen presencial (y facilitar así el requerimiento legal de control horario) o si, por el contrario, apostar por dar libertad a los empleados para ajustar los horarios a su criterio, sacando así máximo provecho de la flexibilidad que permite el teletrabajo. En todo caso, la opción de dar libertad de horarios se condiciona al cumplimiento de los objetivos y a la reserva de franjas horarias para poder responder a los requerimientos de trabajos síncronos, es decir, aquellos que se realicen por varias personas en un mismo momento.

4. Los costes del teletrabajo no se pueden gestionar de forma aislada del resto de los costes operativos. La publicación del Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, preveía que los costes asociados al teletrabajo deberían ser cubiertos por las empresas tras la negociación en el convenio colectivo. Algunos posibles gastos asociados al teletrabajo son internet, medios y herramientas para el correcto cumplimiento de tareas, parte del alquiler, los costes de asistir a un coworking y los asociados al bienestar del trabajador. Algunos directivos consideran que la regularización de los gastos amenaza con debilitar el desarrollo del teletrabajo a largo plazo. Pero aquellas que han optado por mantenerlo, han logrado establecer una cuota fija gracias a la reducción de otros gastos; algunas han optado por mantener la cuota mensual del “plus transporte” o “cuota de dieta” para compensar los gastos de teletrabajo (esta cuota oscila entre los 39€ y 55€ y se espera en un futuro que se regule la cifra).

5. Ha sido más fácil escalar el teletrabajo para aquellas empresas que ya habían empezado a implantarlo antes de la situación de emergencia sanitaria. La pandemia ha sido un acelerador para la implantación del teletrabajo en todas las empresas. Aquellas compañías que ya habían iniciado anteriormente esta forma de trabajo, experimentaron por primera vez su despliegue al cien por cien y les resultó relativamente sencillo. Por el contrario, a aquellas otras que apenas lo habían desplegado, la pandemia les ayudó a despegar.


 

Conclusiones relacionadas con los aspectos soft del teletrabajo

1. El teletrabajo reclama un estilo de liderazgo basado en la confianza y no tanto en el control. Este liderazgo era ya beneficioso y necesario antes. Pero ahora es imprescindible. Cuando los trabajadores están en remoto, el rol del mando debe orientarse a apoyar, resolver problemas, crear equipo, hacer presente la cultura de la compañía. No es adecuado que busque controlar y hacer un seguimiento exhaustivo de los proyectos. Una cultura de liderazgo y confianza hará la transición al teletrabajo más eficiente, tanto para los líderes como los colaboradores.

2. El gran reto es mantener la cultura corporativa y sus valores cuando los empleados no “pisan” la oficina y trabajan en remoto. Uno de los principales desafíos durante el confinamiento, en el que no hemos teletrabajado sino “sobrevivido”, ha sido “hacer visible” la empresa, su cultura y sus valores en las casas de los trabajadores. Cuando parte de los empleados trabajan en remoto la comunicación corporativa, la de los líderes con sus equipos, es más relevante para mantener la cultura corporativa. Adicionalmente, se ha destacado la dificultad y la preocupación que genera promover cambios culturales cuando los empleados se encuentran en remoto ya que eso implica, por una parte, un mayor esfuerzo de la empresa y, por otra, un mayor nivel de compromiso de los empleados con ella. Por otra parte, adaptarse a las necesidades de los colaboradores, permitiendo el trabajo remoto, crea un clima de confianza y agradecimiento que en sí mismo es valioso.

3. La inteligencia colaborativa requiere de una cierta presencialidad. Otro de los debates que despertó más interés en la investigación giró en torno a si las tareas creativas, colaborativas e innovadoras se pueden realizar o no en remoto y si, en caso de hacerlas de esa forma, se resiente o no su calidad. En este sentido, la investigación no arroja resultados concluyentes: mientras que para una parte de los entrevistados la generación de ideas requiere presencia física, para otros se puede realizar perfectamente en remoto. Lo cual, probablemente significa, que no todas las tareas creativas, ni todas las fases de la innovación, se benefician claramente de una modalidad (remota o presencial) o de la otra. Así pues, una vez más, el equilibrio entre la presencialidad en oficina, y el trabajo remoto vuelve a ser una ventaja.

4. El teletrabajo contribuye decididamente a mejorar el clima laboral. Uno de los descubrimientos más interesantes de la investigación ha sido que la implantación de políticas de teletrabajo contribuye a mejorar el clima laboral. Esto ha sucedido también durante los primeros tiempos de confinamiento, a pesar de lo extraordinaria de la situación. Durante el confinamiento la mejora del clima se produjo tanto en aquellas compañías que ya tenían políticas de flexibilidad de espacio antes de la pandemia, como en aquellas otras que lo desplegaron en la emergencia sanitaria.  Los entrevistados atribuyen esta circunstancia a la mayor confianza y flexibilidad que se generan al implantar políticas de teletrabajo. El reto ahora, cuando la situación de pandemia parece prolongarse en el tiempo y con una crisis económica sin precedentes, es estabilizar los índices de clima.

Conclusiones relacionadas con los aspectos operativos del teletrabajo

1. La tecnología ha sido el gran facilitador del teletrabajo. Existe la percepción general de que la digitalización ha avanzado más en los cinco meses de pandemia que en los cinco años anteriores. La necesidad de trabajar en remoto ha llevado a las empresas a conocer nuevas plataformas de trabajo colaborativo, reforzar la ciberseguridad de sus datos y servidores y automatizar múltiples procesos.

2. El espacio físico no desaparecerá, pero cambiará su diseño para hacerlo más atractivo, más eficiente y más colaborativo. Uno de los cambios más importantes que traerá el teletrabajo en el futuro es el concepto de oficina. La pregunta de por qué realmente queremos un espacio está más presente que nunca. Los espacios se deberán ajustar a las tareas que requieran presencialidad, y eso significa que no habrá espacios fijos. Que no necesariamente habrá espacio para todos. Y que los espacios ayudarán más al trabajo colaborativo, dado que el individual se hará desde lugares alternativos. Se espera que los espacios colaborativos sean más que los despachos personalizados. Así, las tareas individuales se programarán para las horas en casa y el trabajo en equipo será el motivo para ir a la oficina. Ahora bien, los espacios también deben pensarse en función de los clientes y preguntarse cómo será el contacto futuro con ellos.

3. La preocupación por la ciberseguridad se ha incrementado con la explosión del teletrabajo. Aun cuando los ciberataques ya eran una realidad antes del estallido de la pandemia, la masificación del teletrabajo ha aumentado la preocupación por la ciberseguridad, ya que los empleados, para poder realizar su trabajo, acceden a los servidores de las empresas, con redes domésticas (cuando no públicas) que no están necesariamente suficientemente protegidas

Análisis de fortalezas y Debilidades (DAFO) del teletrabajo


Los directores de Personas de las empresas analizadas tienen una visión positiva del trabajo a distancia.

  1. El teletrabajo tiene debilidades, lo que plantea numerosos retos, pero a) esos retos son superables y, b) las debilidades son menores que las fortalezas.
     
  2. Se prevé que la implantación del teletrabajo “post-pandemia” será muy heterogénea. En consecuencia, para valorar la contribución del teletrabajo en la empresa hay que valorar el cómo (hay que entrar en la letra pequeña).
     
  3. Hay muchas (y muy serias) amenazas, pero las oportunidades son aún mayores.
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