¿Cómo gestiono mi proyecto?

Si usted ya dispone de una subvención para su proyecto, para viajar y establecer contactos con otros grupos de investigación o para organizar  un evento, en esta página le ofrecemos la información que necesita para gestionarla correctamente. Puede además descargarse el manual para el investigador y el documento de preguntas frecuentes si desea ampliar la información contenida en esta página.

Para cada subvención, se sigue el proceso que se resume en esta figura . A lo largo del mismo, cuente en todo momento con el apoyo del Servicio de Gestión de Investigación a través de la Oficina de Proyectos Internacionales y del Departamento de Convocatorias Nacionales.

  • ¿Qué debo hacer cuando me han concedico una subvención?

    Ponerse en contacto con su gestor personal en el Servicio de Gestión de Investigación. En caso de no tener asignado uno, puede escribir un correo electrónico a la dirección proyectos_id@unav.es para solicitarlo. Este gestor le indicará qué pasos debe seguir para que su proyecto pueda comenzar.

  • ¿Qué documentación necesito para que mi proyecto pueda comenzar?

    Básicamente se necesita el texto de la convocatoria, la resolución definitiva y la solicitud presentada ante el organismo que ha concedido la ayuda.

  • ¿Qué es una unidad económica?

    Una unidad económica es un código de 8 dígitos que identifica su subvención y que sirve para la gestión únicamente interna de la investigación en la Universidad de Navarra.

  • ¿Quién y cuándo se abre una unidad económica?

    Las unidades económicas son abiertas por el gestor económico de cada proyecto en el SGI. Éste abrirá cada unidad económica cuando disponga de la información completa necesaria para su arranque.

  • ¿Cómo y cuándo puedo empezar a realizar gastos?

    Para realizar gastos, debe tener asignada una unidad económica a la que deben de darle acceso. Además tiene que tener acceso al Portal de Compras y al sistema de solicitudes de gasto PoGE.

  • ¿Quién es y qué hace el gestor personal?

    El gestor personal es una persona perteneciente al Departamento de Gestión de Proyectos Nacionales del Servicio de Gestión de Investigación que se encarga de la gestión administrativa y económica de las subvenciones relacionadas con la actividad investigadora  de  un investigador.

  • ¿En qué me puedo gastar el dinero que me han concedido?

    El dinero concedido en cada subvención ha de gastarse en los conceptos para los cuales se ha solicitado. Esto no significa que no puedan realizarse cambios en el presupuesto inicial previsto pero siempre bajo la supervisión del gestor económico del SGI.

  • Quiero que otra persona de mi equipo pueda autorizar gastos ¿qué debo hacer?

    El Investigador responsable de la subvención debe solicitar vía mail la autorización a dicha persona indicando nombre, dos apellidos y número de unidad económica para la cual solicita autorización.

  • ¿Puedo negociar el presupuesto concedido con el organismo financiador?

    En términos generales no.

  • ¿Qué obligaciones tengo en relación con las publicaciones derivadas de mi proyecto?

    Depende de la convocatoria pero en general, es obligación del beneficiario de la ayuda indicar en cada publicación la ayuda recibida. Además puede ser necesario el permiso de l organismo financiador para publicar resultados.

  • ¿Qué es la reunión de apertura de proyecto?

    Se trata de una reunión que se celebra entre el investigador responsable de la subvención y su gestor personal en el Servicio de Gestión de Investigación. En ella se recuerdan las condiciones de concesión de la subvención que determinarán el desarrollo del proyecto y sobre todo se plantean las necesidades económicas del proyecto valorando la necesidad de cambios y la mejor forma de que queden cubiertas por el presupuesto concedido. No se trata de una reunión obligatoria pero es recomendable para una buena marcha del proyecto.

  • ¿Quién es el propietario de los resultados de mi proyecto?

    En general el propietario de los resultados del proyecto es la entidad beneficiaria de la ayuda recibida, sin embargo, hay casos en los que el organismo financiador acuerda en la firma de un convenio, la propiedad compartida de los mismos o incluso la exclusividad de su propiedad o de su derecho a explotación. Más información. Si tiene  consultas en relación con la propiedad intelectual e industrial puede ponerse en contacto con el departamento de Propiedad Industrial e  Intelectual.

  • ¿Dónde puedo consultar el estado de mis cuentas?

    Las cuentas a las que cada investigador tiene acceso son visibles desde el programa de Información Económica. En cualquier caso, los gestores personales están a disposición de los investigadores para resolver cualquier duda a este respecto.

  • ¿Puedo solicitar un anticipo para los gastos de mi viaje?

    Sí, a través del portal  PoGE puede solicitar un anticipo para realizar los gastos relativos a dietas y transporte.

  • ¿Tengo obligación de contratar mis viajes con Viajes el Corte Inglés?

    No, no hay una obligación formal de contratar los viajes a través de VCI pero es altamente recomendable hacerlo así. En caso de que se encuentren ofertas de viajes más baratas que las ofrecidas por esta agencia de viajes, han de ponerse en contacto con sus gestores económicos para que esta circunstancia sea correctamente notificada a Viajes  El Corte Inglés. En cualquier caso, las facturas de los viajes tienen que ir siempre dirigidas a la entidad beneficiaria de la ayuda (Universidad de Navarra).

  • ¿Hay algún límite para los gastos que puedo cargar por estancias, dietas y viajes con cargo a mis proyectos?

    Sí, en función del organismo financiador existen límites a los gastos que pueden cargarse a determinados proyectos. En los casos en los que no están establecidos formalmente, se han de seguir las recomendaciones de austeridad presupuestaria de la propia Universidad de Navarra.

  • Quiero realizar un cambio en el presupuesto que tengo disponible para mi proyecto ¿cómo lo hago? ¿Con quién me pongo en contacto?

    Todo cambio que quiera realizarse en el presupuesto respecto al original debe ser consultado con el gestor económico del SGI. Éste valorará la conveniencia de informar al organismo financiador y la posibilidad de adelantar o no los gastos correspondientes a una posible confirmación de dicho cambio.

  • Quiero incorporar o dar de bajo a uno de los miembros del equipo investigador de mi proyecto, ¿cómo lo hago?

    Las altas o bajas de miembros del equipo investigador deben tramitarse a través de los gestores del SGI quienes indicarán al IP qué debe hacerse y cómo ayudándole a presentar la documentación que sea necesaria. Más información.

  • ¿Puedo realizar gatos no previstos inicialmente en mi proyecto?

    En principio no. En algunos casos los organismos financiadores admiten ciertas variaciones en los gastos previstos inicialmente previstos pero debe consultarse siempre con los gestores en el SGI esta circunstancia antes de realizar cualquier gasto no previsto.

  • ¿Cuáles son mis obligaciones si quiero contratar a una persona con cargo a mi proyecto?

    La primera obligación es la oferta pública de la vacante de esta plaza. Además es necesario ponerse en contacto con el Servicio de Dirección de Personas de la Universidad de Navarra o de la CUN para realizar el proceso de contratación cumpliendo todos los requisitos laborales exigidos por la ley. Igualmente deben cumplirse los límites salariales establecidos por categorías tanto por el organismo financiador como por la propia universidad. Para ofertar  en la web dicha contratación, puede ponerse en contacto con su gestor personal en el SGI o escribir a proyectos_id@unav.es. Además puede consultar las ofertas publicadas por la Universidad de Navarra.

  • Compra de equipos

    Si los equipos superan los 18.000€, debe contarse con tres ofertas de distintos proveedores y, en caso de elegirse la que no sea más económica, justificarlo por escrito. Si sólo hay un proveedor del equipo requerido, es necesario también que el IP prepare un escrito explicando esta circunstancia.

  • Subcontrataciones

    Algunas convocatorias indican los porcentajes máximos de presupuesto que pueden ser invertidos en subcontrataciones pero otras no. Además se aplican las mismas normas que para la compra de equipos. Ver pregunta relativa a equipos.

  • ¿Cómo debo cumplir con mis obligaciones de publicidad?

    La mayoría de las convocatorias incluyen entre sus condiciones la de publicitar la ayuda recibida e indican cómo. El IP debe tener en cuenta esta obligación cada vez que envíe un artículo a publicar.

  • No entiendo la equivalencia entre las partidas de mi proyecto y las partidas de gasto que veo en BI

    Las partidas en las que se dividen los presupuestos en las solicitudes de cada convocatoria no coinciden generalmente con las partidas que aparecen en Información Económica. La equivalencia no es siempre directa y puede crear dificultades a la hora de interpretar la información mostrada en  dicha apliación. Puede consultar un ejemplo en el manual del investigador o pedir información a su gestor personal.

  • ¿Por qué cuando hago un gasto, no se refleja al completo en BI?

    Desde el 1 de enero de 2012 la Universidad justificará todos los gastos relacionados con los proyectos de investigación  sin IVA, por esta razón, el gasto que se ve en BI será muchas veces menor al real.

  • ¿Qué son los costes indirectos?

    Los costes indirectos son una partida presupuestaria que incluyen algunas convocatorias y que engloban aquellos costes que no pueden imputarse directamente al proyecto a través de una factura. Entre ellos se encontrarían, en general, los costes de la electricidad, agua, mantenimiento de equipos, etc.

  • ¿Qué son costes marginales?

    Son los costes derivados directamente de la realización del proyecto de investigación sin tener en cuenta los costes de personal propio.

  • ¿Qué son costes totales?

    Son los costes totales del proyecto incluyendo los costes del personal propio dedicado al proyecto.

  • ¿Qué sucede si recibo otra financiación para el mismo proyecto?

    Como norma general, siempre que se recibe o incluso, siempre que se solicita una financiación a un organismo financiador distinto al que nos ha dado la financiación debe informarse al segundo. En caso de que ambas financiaciones no superen el coste total del proyecto, no tiene porqué haber problemas. En otros casos la propia convocatoria impide la posibilidad de recibir fondos de otro organismo estableciendo un régimen  de incompatibilidades.

  • ¿Puedo meter gastos de papelería?

    Depende de la convocatoria. En algunos casos no se puede ya que se considera un gasto indirecto.

  • ¿Puedo incluir los gastos de protocolo?

    En general no pero en caso de dudas, consulte a su gestor personal en el SGI.

  • ¿Qué sucede si un año me sobra dinero? ¿Puedo gastármelo al año siguiente?

    Depende de la convocatoria. Si un proyecto dura más de un año, en general pueden transferirse los remanentes de un año al siguiente, pero no puede aplicarse a todos los proyectos. Por ejemplo, esto no sucede en los PSEs o en los INNPACTOs así que en caso de dudas, consulte a su gestor personal en el SGI.

  • ¿Cómo puedo cobrar mis gastos de dietas? ¿Es necesario presentar los tickets?

    No, no es imprescindible presentar todos los tickets. El investigador principal junto con su gestor personal en el SGI deben valorar la conveniencia de justificar los gastos de dietas con los tickets o con dietas en función del nivel de gasto del proyecto y del tipo de justificación. En cualquier caso, aunque se decida justificar estos gastos con dietas, deben recogerse al menos varios tickets que justifiquen la estancia.

  • ¿Cómo puedo justificar mi asistencia a un congreso?

    Las asistencias a congresos se justifican con los recibos de la inscripción y con el correspondiente certificado de asistencia.

  • ¿Cómo puedo comprar material fungible?

    Puede realizar sus compras de material fungible a través del Portal de Compras.

  • Yo preparo la justificación científica pero ¿quién prepara la justificación económica de mi proyecto?

    La justificación económica es preparada por el gestor económico en el SGI.

  • ¿Qué condiciones son necesarias para que una factura sea admitida?

    Las facturas que pueden ser admitidas para justificar un gasto en un proyecto oficial tienen que ir a nombre de la Universidad de Navarra, tiene que tener fecha de emisión incluida en el período de ejecución del proyecto y tiene que haber sido pagada también en dicho período o en el período de justificación del mismo (tiene que ser UNAV, entrar en fecha y en pago).

  • Tengo una factura de una reparación, ¿puedo justificarla?

    Depende de la convocatoria en la que se haya aprobado el proyecto pero en general no es posible justificarlos porque se consideran costes indirectos.

  • ¿Qué documentación se presenta en la justificación económica?

    Depende de la convocatoria. En general se presenta un listado de los gastos realizados y adicionalmente copias de las facturas, documentos de pago, nóminas, TC2, time-sheets, etc.

  • ¿Cómo puedo justificar una estancia o un viaje?

    Los viajes y estancias en ciudades distintas a la propia de los investigadores pertenecientes al equipo se justifican bien con un certificado del centro en el que se realiza la estancia (en el caso de estancias), con los certificados de asistencia a congresos, seminarios, etc o con tickets de comidas para justificar otro tipo de viajes.

  • ¿Puedo compensar unas partidas con otras?

    Depende de la convocatoria. Algunas convocatorias permiten una cierta variación entre partidas sin notificación al organismo financiador, pero sobrepasado ese límite, todas deben notificarse y no debe permitirse el gasto sin aprobación explícita del organismo financiador.

  • Me han citado para una evaluación o seguimiento de proyecto; ¿qué es esto?

    Se trata de una sesión en la que una comisión del ministerio solicita información a los IPs de algunos proyectos para conocer el estado de los mismos. En estas sesiones se evalúan varios proyectos del mismo área y para cada uno de ellos, se realizan preguntas  tanto de aspectos científicos como económicos.

  • Soy coordinador de un proyecto, ¿debo responsabilizarme de los datos de todos los socios?

    El coordinador del proyecto se responsabiliza generalmente únicamente de la coordinación científica del mismo ya que cada socio participante es responsable de la justificación económica de sus gastos. En algunos proyectos, el coordinador también es responsable de la presentación de los datos económicos de los socios, pero no siempre.

  • ¿Qué es y en qué consiste una audiotoría económica del proyecto?

    La auditoría del proyecto es una revisión completa de la documentación justificativa de los gastos realizados a lo largo de una de las anualidades del proyecto o bien del proyecto completo realizada por auditores independientes. Esta auditoría puede realizarse a lo largo de un período variable de tiempo desde que el proyecto termina (hasta cinco años después). En algunos casos, se exige esta auditoría en cada una de las justificaciones que se presentan al organismo financiador. Esto no implica que posteriormente no pueda haber una auditoría adicional de gastos.

  • ¿Cuáles son mis obligaciones frente a una audioría del organismo financiador?

    Principalmente facilitar el acceso del auditor al material adquirido con cargo al proyecto así como a los resultados (artículos, pósters, páginas web, etc.) del mismo. Igualmente, el investigador principal debe estar disponible para responder cualquier duda que pueda tener el auditor en relación con los gastos objeto de revisión.

  • ¿Quién atiende a los auditores?

    Los gestores económicos del SGI son los principales encargados de atender a los auditores y se encargan de preparar toda la documentación que éstos puedan necesitar. El investigador principal o un miembro del equipo por él designado, debe estar disponible para atenderles en caso de requieran ver el material adquirido (equipos, bibliografía, etc.) o de que necesiten aclaraciones sobre algunos gastos que no se deriven directamente de la información de la que disponen los gestores económicos.

  • ¿Qué documentación requieren los auditores?

    Los auditores solicitan los documentos originales que respaldan los gastos justificados en cada justificación: facturas, documentos de pago, contratos de personal, ofertas de equipos, TC2, nóminas, pruebas de publicidad, libros y equipos adquiridos, etc.

  • ¿Qué sucede si hay gastos no admitidos?

    Los auditores emiten un informe de auditoría provisional en el que se relacionan los gastos no admitidos en caso de haberlos. Tras un período en el que la entidad beneficiaria puede alegar lo que considere oportuno, emiten un informe definitivo en el que puede haber gastos no admitidos. En este caso, el importe de dichos gastos tiene que ser reintegrado al organismo financiador. De este proceso se encargan los gestores económicos del proyecto.

  • ¿Qué sucede si al finalizar el proyecto no gasto todo mi presupuesto?

    Depende del resultado de la correspondiente justificación. Si se han justificado todos los gastos y éstos han sido admitidos por el organismo financiador, el superávit resultante puede traspasarse a las cuentas de reservas del investigador principal o del departamento correspondiente. Si no han conseguido justificarse todos los gastos previstos, el superávit debe reintegrarse al organismo financiador.

  • ¿Qué sucede si al finalizar el proyecto hay déficit?

    En caso de que al finalizar el proyecto se hayan realizado más gastos de los previstos en el presupuesto, el déficit también se traspasa a una unidad económica de reservas.

  • ¿Cuándo se cierra un proyecto?

    Un proyecto se cierra cuando finaliza su período de ejecución, ya sea este el inicialmente aprobado por el organismo financiador o el aprobado posteriormente en resolución de prórroga.

  • ¿Cuándo se cierra una unidad económica?

    Una unidad económica se cierra cuando la ejecución del proyecto ha finalizado, sus gastos han sido justificados y aprobados  por el organismo financiador y se han realizado si procede, las correspondientes devoluciones.  Es el gestor económico del proyecto en el SGI quien se encarga del proceso.

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