Económico-Administrativo

Funciones y servicios

Este servicio posee distintas áreas de actuación que completan su función en la Universidad de Navarra, agilizando y mejorando el día a día en el campus.

  • Caja

    La caja se encuentra en el Servicio de Administración y Tesorería, en la planta baja del Edificio Central de la Universidad. El horario es de lunes a viernes y de 10.00 a 13.30 horas. Desde aquí se gestionan los cobros y pagos de las cuentas de docencia de la Universidad (todas las unidades de seis dígitos. Por ejemplo, 100000 ó 050100).

    Las cuentas de investigación (aquéllas que tienen ocho dígitos) se gestionan desde ICT, ya sean de Universidad, de Clínica o de ICT. La única excepción será la de los ingresos de dinero en efectivo, que podrán hacerse directamente en Caja para evitar desplazamientos innecesarios.

    En caja, se tramitarán:

    • Los gastos para los que no sea posible conseguir que el proveedor emita una factura a nombre de la Universidad. Por ejemplo, estaciones de servicio, cafeterías, peajes, pequeñas compras, etc.

    • Los anticipos solicitados para gastos de viaje u otras compras.

    • Los ingresos en efectivo o cheque.

    • Los cobros con tarjeta de crédito.

    • Los pagos urgentes mediante transferencia bancaria.

    No se pagarán en efectivo, en ningún caso, importes superiores a 300€. Para estos pagos se emitirá un cheque. De todas formas, se recomienda la transferencia bancaria como forma de pago para todas las ocasiones en que sea posible.

  • Pago a proveedores

    Sólo se pagarán aquellas facturas que estén a nombre de la Universidad de Navarra, con su dirección completa y el NIF (R3168001-J). Las facturas de la Clínica Universitaria, ICT o FIMA se tramitarán desde sus servicios de contabilidad o administración correspondientes.

    La relación con los proveedores de la Universidad de Navarra se realiza, principalmente, a través del Servicio de Compras. Antes de ponerse en contacto con un proveedor debe acudirse a este Servicio para acordar las políticas de precios y pagos. La tramitación del pago se realizará desde el Servicio Económico-Administrativo.

    Todas las facturas con cargo a una unidad económica de docencia (6 dígitos) deberán llevar el número de comprobante que les corresponda tras haber solicitado la reserva de presupuesto en el Programa de Gestión Económica PoGE (Iniciativa de gasto --> prefactura). Esto no será necesario si se trata de una unidad económica de Investigación. Esta prefactura debe realizarse antes de hacer el pedido al proveedor, para evitar que se realicen gastos que no tengan control presupuestario.

    La forma de pago que se utiliza en la Universidad es el Confirming, con fecha de vencimiento, por regla general, a 85 días. Existen excepciones (posibilidad de descuentos, etc.) que deberán ser consultadas con el responsable de esta área (Ignacio Aguirre). Todos los vencimientos se ajustarán para ser pagados el día 25 del mes correspondiente.

  • Pago a alumnos colaboradores

    Para pagar a un alumno que ha colaborado con un servicio o departamento, se deberá cumplimentar la solicitud Colaboración de alumnos de la aplicación PoGE. En ella, se deberá especificar el importe y la cuenta bancaria donde se ha de ingresar el dinero. El pago se realizará mediante transferencia bancaria en los primeros días del mes siguiente a la colaboración, siempre y cuando la solicitud haya sido tramitada antes del día 25 del mes (salvo periodos de vacaciones, en los que el pago se hará en función de las necesidades).

    El único requisito para que un alumno pueda ser considerado colaborador y, por tanto, pueda cobrar los servicios prestados es estar matriculado en la Universidad de Navarra en el curso académico del pago.

  • Pago al extranjero

    Para realizar este tipo de pagos deberá rellenar la solicitud Pagos al extranjero de PoGE y enviar la copia de la solicitud debidamente firmada, junto con la factura o justificante del pago a Virginia Minondo.

    Si hay que pagar a algún residente en el extranjero por un servicio prestado en la Universidad habrá que retenerle un 25% por IRPF. Si el país de origen tiene tratado de doble imposición con España, no se le practicará retención, siempre que se justifique que se realiza la declaración de la renta en el país de origen, mediante la presentación del certificado correspondiente expedido por la entidad recaudadora de su país.

  • Pago por prestación de servicio

    Para realizar un pago por Prestación de Servicios a cualquier persona externa a la Universidad (no empleados) y que no sea proveedor (no emite factura a nombre de la Universidad), se debe rellenar la solicitud de Informe de Gastos, del Portal de Gestión Económica (PoGE) y enviarla firmada por el responsable de la Unidad Económica, junto con el justificante del gasto, al Servicio de Administración y Tesorería.

    A los residentes en España se les retendrá un 15% del importe total en concepto de IRPF, mientras que a los no residentes, se les aplicará por defecto un 25%. Si el país de origen tiene tratado de doble imposición con España, no se le practicará retención, siempre que se justifique que se realiza la declaración de la renta en el país de origen, mediante la presentación del certificado correspondiente expedido por la entidad recaudadora de su país.

    Si el beneficiario de la prestación es un empleado de la Universidad, se deberá rellenar la solicitud Pagos en nómina. De esta forma, al empleado se le practirá la retención de IRPF que le corresponde por su situación en la Universidad. El cobro estará incluido en la nómina del mes en que se entregue la solicitud.

    Si el pago por prestación de servicios se le hace a una persona jurídica (proveedor con factura), se ordenará el pago mediante una Iniciativa de Gastos (prefactura). Para más detalle, puede consultarse el apartado de Pago a Proveedores.

  • Reintegro de gastos realizados

    Para recuperar el pago anticipado de unos gastos (viajes, estancias, desplazamientos, etc.) de los que no se dispone de factura para su posterior pago al proveedor, se debe cumplimentar la solicitud Informe de Gastos en el Portal de Gestión Económica (PoGE).

    Una vez que se haya recibido la aprobación, que será por correo electrónico, para que se efectúe el pago, se deberá enviar al Servicio de Administración y Tesorería el Informe impreso, con la firma autorizada y los justificantes del gasto.  Si cualquiera de estos elementos no existe, no se podrá efectuar el reintegro.

    En el caso de que se hubiera concedido un anticipo para efectuar el gasto, se podrá elegir en la lista desplegable asociada al campo "aplicar anticipo". De esta forma, el importe del Informe de Gastos será la diferencia entre el gasto final y el anticipo.

    Si el reintegro que debe hacerse está motivado por una devolución, el tratamiento puede ser diferente. Nos podemos encontrar con uno de los siguientes casos:

    1. Las devoluciones por inscripciones a cursos, congresos, cursos de verano, o por otros ingresos. Deberán tratarse del modo descrito anteriormente: Informe de Gastos. En él, se indicará claramente el concepto de la devolución (Devolución por inscripción duplicada a un congreso, por pago excesivo del curso X, etc).
    2. Las devoluciones de matrícula por Licenciatura, Doctorado o Máster a alumnos de la Universidad de Navarra. Se trata de matrículas realizadas en una de las sedes de matrícula: Oficinas Genarales, Facultades Eclesiásticas o Instituto de Idiomas. En este caso, se deberán tramitar como la matrícula: es decir, directamente en la sede correspondiente.

  • Anticipos

    Se podrá solicitar un Anticipo a cuenta de un gasto futuro cuando el proveedor no pueda emitir una factura a nombre de la Universidad de Navarra para su posterior pago y el importe sea lo suficientemente significativo.

    Para solicitar un Anticipo se deberá cumplimentar la solicitud Anticipos de caja dentro del Portal de Gestión Económica (PoGE). Cuando se reciba la aprobación por correo electrónico, se deberá llevar o enviar la solicitud al Servicio de Administración y Tesorería con la firma del responsable de la unidad económica para que se efectúe el pago.

    Los anticipos deberán ser justificados en el mes siguiente al día en que se solicitó. La justificación se hará con la creación de un Informe de gastos, elegiéndolo en la lista desplegable asociada al campo "aplicar anticipo". En caso de no ser así, se descontará el importe del anticipo sin justificar de la nómina del empleado que lo solicitó.

    No se podrá solicitar un anticipo si no se han justificado antes todos los ya solicitados; es decir, sólo puede haber un anticipo activo por empleado. Además, no se concederán anticipos a personas no empleadas por la Universidad de Navarra.

  • Pago en nómina

    Cuando haya que pagar a un empleado de la Universidad de Navarra por un servicio prestado distinto del habitual (por el que percibe la nómina), se deberá rellenar la solicitud Pago en Nómina del Portal de Gestión Económica (PoGE). De esta forma, se le aplicará la misma retención por IRPF que para el resto de sus cobros.

    Para que pueda efectuarse el pago sin problemas, es necesario que el trabajador esté activo en el mes en que se hace la solicitud, puesto que de otra forma, no tendrá nómina y el pago no podrá efectuarse de esta forma.

  • Pago a colaboradores docentes

    En la Universidad de Navarra contamos con la colaboración en docencia de profesionales de distintos ámbitos. Estos profesionales poseen un nombramiento por parte de Rectorado. Para pedir que se satisfagan sus honorarios, existe una solicitud en el Portal de Gestión Económica (PoGE): Colaboraciones Docentes.

    Mediante la gestión de la solicitud de Colaboraciones Docentes, el Servicio de Dirección de Personas puede llevar a cabo su control y el Servicio de Administración y Tesorería centraliza los pagos.

  • Ingresos generales

    Los ingresos, de manera general, se pueden efectuar en tres modalidades:

    1.  Ingresos en efectivo o mediante cheque. Deben realizarse en Caja, en el edificio Central de la Universidad, en su horario habitual: de 10h a 13.30h. Es importante evitar, en la medida de lo posible, tener dinero en efectivo en los departamentos.

    Para estas entregas es necesario cumplimentar la Hoja de Ingresos, indicando el importe total que se ingresa (cheques y efectivo), el concepto del ingreso y el departamento que lo realiza. Si se quiere contabilizar en una cuenta contable específica también debe indicarse clarament

    2. Ingresos mediante transferencia bancaria. Para recibir ingresos en cuenta bancaria deberá ponerse en contacto con Herminio Igúzquiza (Ext. 2174), quien le indicará el número de cuenta de la Universidad para recibir los ingresos.

    Es recomendable indicar en el concepto de la transferencia el número de Unidad Económica donde debe abonarse el importe, para facilitar la contabilización rápida y correcta del mismo.

    3. Ingresos mediante tarjeta de crédito. Deberá acudir el titular de la misma al Servicio de Administración y Tesorería en el Horario de Caja para proceder al cobro.

    Si el cobro se hace sin tener la tarjeta presente se deberá presentar la autorización por escrito para realizar el cobro, así como el número de tarjeta y fecha de caducidad de la misma.

  • Pasarela de pagos por internet

    Cualquier departamento o servicio de la Universidad que quiera ofertar la posibilidad de que la inscripción y el pago de los cursos que imparta, se pueda hacer a través de Internet, tiene que solicitar al Servicio de Administración y Tesorería por correo electrónico, el alta en la Pasarela de Pagos por Internet (PPI).

    Para eso, basta con escribir un mensaje de correo electrónico indicando lo siguiente:

    • El nombre del curso que se quiere dar de alta.

    • Una palabra clave que sirva como referencia.

    • Una dirección de correo del departamento, a la que llegarán las confirmaciones de las inscripciones.

    • El precio por persona propuesto para ese curso.

    Cuando el servicio de Administración y Tesorería dé de alta el curso, llegará a la cuenta de correo electrónico que se deje de referencia, la confirmación del alta en la Pasarela de Pagos por Internet (PPI). Será en ese momento cuando el departamento tendrá que diseñar una página web, para que las personas que vayan a inscribirse en ese curso puedan meter sus datos y pagar la matrícula establecida.

    Solamente se pueden utilizar en el formulario los datos que se reciban en el e-mail de confirmación de alta en la pasarela (importe, nombre de referencia del curso y cuenta de correo indicada al Servicio de Administración y Tesorería).

    Para más información acerca de cómo debe ser el formulario, el código html para su creación,... consulte la página de Servicios Informáticos.

     

  • Cursos y congresos

    A la hora de optar por la opción de cobro por transferencia bancaria para Cursos y Congresos que se organicen en la Universidad, hay que ponerse en contacto con Herminio Igúzquiza (Ext. 2174), que le indicará la cuenta bancaria de la Universidad donde se deben realizar los ingresos.

    Se deberá enviar al Servicio de Administración y Tesorería los justificantes del ingreso para la contabilización del mismo en la Unidad Económica especificada. Si no se dispone del mismo hay que indicar la fecha, importe y banco donde se ha realizado el ingreso para poder localizarlo en las cuentas de la Universidad.

    Se recomienda, para facilitar la tarea de contabilización y control de los ingresos recibidos, indicar en el concepto o descripción de la transferencia bancaria el número de departamento o servicio que organiza el curso o congreso (por ejemplo, 050100 García Fernández, José).

    Las inscripciones a Cursos y Congresos que organice la Universidad también pueden ser realizados mediante la Pasarela de Pagos por Internet.

  • Subvenciones y donaciones

    Si se ha recibido una donación o se le ha concedido una subvención para la actividad, deberá indicar al Servicio de Administración y Tesorería (Herminio Igúzquiza) la cantidad que se va a recibir, las fechas aproximadas y el importe total del ingreso, para poder identificarlo y abonarlo en el departamento o proyecto que se indique. Además, será necesario mandar a la atención de José Mª Arévalo el pliego de condiciones (para las subvenciones), de forma que se apliquen correctamente los criterios contables.

    Si corresponde hacer un incremento de presupuesto también se deberá indicar, explicando los motivos concretos de tal aumento (ingreso no presupuestado, donación para una actividad concreta, etc.).

  • Anticipos de matrícula

    Si se cobran adelantos de matrícula (serán admisiones, principalmente) o reservas de plaza con cargo al importe de la matrícula del curso siguiente, deberá indicarse a los alumnos la cuenta bancaria donde realizar este ingreso y al Servicio de Administración los datos del mismo para poder contabilizarlo adecuadamente.

    El control de estos ingresos y su posterior aplicación en la matrícula correspondiente deberá llevarlo el departamento o servicio encargado del cobro, para lo cual se recomienda mantener un listado y una copia de cada uno de los ingresos recibidos por este concepto, evitando de este modo duplicidades y aplicaciones incorrectas de los adelantos y reservas de plaza.

    Las cuentas contables utilizadas para estos conceptos serán:

    4850: Ingresos Anticipados. Se utilizará para reservas de plaza y adelantos de matrícula tramitados por departamentos que organizan Masters o cursos especiales. Se anulará este ingreso cuando el alumno formalice su matrícula. Es fundamental que cuando esto ocurra, el organizador del curso avise a Administración y Tesorería para controlar estos cobros.

    4851: Reserva de plaza de matrícula. Se utilizará para reservas de plaza tramitados por el Servicio de Admisión.

Anualmente, se asigna a cada servicio o departamento un Presupuesto Anual. Este Presupuesto es aprobado por Rectorado tras estudiar las solicitudes y necesidades de cada unidad, generalmente indicando un incremento máximo anual.

Hay cuatro presupuestos diferentes:

  • Presupuesto de Gastos e Ingresos, en el que se incluyen los ingresos esperados en el Curso Académico y los gastos en los que se puede incurrir para alcanzar los objetivos globales de la Universidad. Estos gastos se clasifican en Compras, Servicios Exteriores y Ayudas Económicas. Son los ordinarios y propios de la actividad académica; por tanto, no se incluyen los gastos de personal y las inversiones en obras e instalaciones y en equipamiento, que son tratados independientemente. El responsable de este Presupuesto es Rafael Navarrete.

  • Presupuesto de Personal, que refleja los gastos de personal para todo el Curso Académico. Los incrementos o disminuciones del mismo se aprueban antes del comienzo de curso. El responsable de este Presupuesto es Jesús Miguel Turrillas.

  • Presupuestos de Obras e Instalaciones, que también se aprueba antes del comienzo del curso, recoge las necesidades de la Universidad en materia de reformas, teniendo en cuenta las mejoras e incrementos necesarios y la actualización de instalaciones y equipamientos. El responsable de este Presupuesto es Rafael Callejo.

  • Presupuesto de Informática, en el que se incluyen las necesidades informáticas de los Centro y Servicios de la Universidad. El responsable es Ignacio Coupeau.

Estos dos últimos presupuestos no los asumen los centros o departamentos, sino que se cargan en Unidades Económicas específicas.

Cada unidad económica de la Universidad constituye una "pequeña cuenta de resultados". Es decir, tiene asignados los ingresos y los gastos directos que genera. De este modo, se puede conocer la situación en la que se encuentra en cada momento y analizar la evolución mantenida.

La herramienta utilizada para conocer y analizar la situación de cada Unidad Económica es la aplicación Información Económica, en la que aparecen los gastos e ingresos de cada departamento o proyecto (presupuestados y realizados). Además, también se presentan las inversiones relativas a cada Unidad Económica.

  • Si necesita un usuario para acceder a sus cuentas debe enviar un mail, el responsable de la Unidad Económica a la que quiere acceder, a Gabriel Lucas, indicándole los datos completos de la persona y todas las unidades a las que hay que darle acceso en la aplicación.

  • Descargar el manual de uso de la aplicación.

Descargar excel con los número de Unidad Económica. También se puede descargar las cuentas contables más habituales.

Se pueden hacer traspasos económicos entre Unidades en alguna de las siguientes circunstancias:

  • Cuando hay que "pagar" un servicio extraordinario prestado por otro departamento (congresos, folletos, bolígrafos serigrafiados, colaboraciones docentes, etc.).

  • Cuando hay que traspasar un gasto o ingreso recibido en una unidad y que corresponde, parcial o totalmente, a otra.

  • Cuando hay que compartir un gasto o ingreso con otras Unidades Económicas: subvenciones recibidas, licencias de ordenadores, facturas por servicios conjuntos, ...).

Para realizar estos traspasos, existe una solicitud en PoGE. Acceder al manual de procedimiento de traspasos.

También puede hacerse necesario cambiar una cuenta contable porque ha habido un error a la hora de contabilizar un movimiento. Para eso, mande un mail Virginia Minondo, en el que indique todos los datos de la corrección.

Para mayor información acerca de la aplicación, puede contactar mediante correo electrónico con Gabriel Lucas.

Para que una factura pueda ser pagada debe venir a nombre de la Universidad de Navarra y con su número de identificación fiscal (NIF), que es el R3168001J.

El pago de todas las compras ordinarias se concertará a los 90 días fecha de la factura, mediante confirming. Para ordenar el trabajo del Servicio de Administración y Tesorería, las órdenes de pago por este procedimiento se emiten los días 10 y 25 de cada mes.

No está admitido el pago a los proveedores en efectivo, ya sea a través de la Caja ya sea directamente por la unidad que ha realizado la compra o consumido el servicio.

Todo proveedor, para poder suministrar a la Universidad o cualquiera de las entidades asociadas, debe formar parte del registro de proveedores que elabora el Servicio de Compras. Para ello, es imprescindible haber enviado las Condiciones Generales de Suministro firmadas.

El Servicio de Compras agradecerá las sugerencias e iniciativas que puedan contribuir a realizar las compras en las mejores condiciones de calidad y precio (productos especialmente adecuados, proveedores que puedan realizar mejores ofertas, etc.), así como a una más eficaz prestación de su servicio. Todas estas sugerencias e iniciativas pueden hacerse llegar de palabra o por escrito al Director del Servicio y también a través del enlace correspondiente de la web de dicho servicio de compras.

  • ¿Qué es una Unidad Económica?

    Una Unidad Económica es un centro donde se recogen ingresos y/o gastos. En la Universidad se distinguen entre dos tipos: docencia e investigación. Las Unidades Económicas (también conocidas como departamentos o proyectos) se clasifican según una numeración: 6 dígitos para docencia y 8 para investigación.

  • ¿Cómo puedo buscar una solicitud en PoGE?

    Para buscar una solicitud en PoGE hay varias formas. Lo más sencillo es seleccionar el tipo de solicitud que deseamos (como si fuéramos a crear una nueva) y en vez de entrar en el enlace de crear, seleccionamos el de búsqueda. En la pantalla que aparece, debemos introducir los criterios que se consideren adecuados.

  • ¿Cómo pago a alguien ajeno a la Universidad?

    Cuando hay que pagar a personas físicas (no emiten factura) que no son trabajadores de la Universidad, debe hacerse un informe de gastos, en PoGE.

  • ¿Cómo puedo destinar presupuesto a un gasto que sé que tengo que hacer?

    Para comprometer el presupuesto de un gasto en el que se va a incurrir (y en el que el proveedor nos va a emitir una factura), se debe hacer una Iniciativa de Gastos (también denominada Prefactura).

  • ¿Cómo puedo saber si se ha pagado una solicitud?

    Para saber el estado de una solicitud debemos entrar a la misma y consultar el campo "estado". En la segunda pestaña de la solicitud ("Recorrido del ciclo de aprobación") podemos consultar la fecha y la hora de cada cambio de estado. Además, podemos ver quién es la persona encargada de la solicitud en cada momento.

  • ¿Puedo copiar una solicitud en PoGE?

    Cuando tenemos que crear una solicitud similar a otra ya existente, es más fácil copiarla que crearla desde cero. En PoGE, esto es posible. Para ello, hay que entrar en la solicitud de la que queremos copiar y pinchar en el icono "copiar solicitud".

  • ¿Cómo busco un beneficiario en PoGE?

    A partir de la lupa que aparece junto al Documento de Identificación del beneficiario se pueden introducir campos de búsqueda de un beneficiario (nombre, apellidos, DOI,...).

  • ¿Cómo doy de alta a un nuevo beneficiario en PoGE?

    Lo primero que hay que hacer es comprobar que no existe ya. Para esto, se busca el beneficiario (consultar pregunta anterior). Si realmente hay que crearlo, se pincha en el botón "Crear persona". Hay que rellenar en la pantalla que aparece los datos correspondientes y darle a "Guardar".

  • ¿Cómo imprimir una solicitud de PoGE?

    Cuando una solicitud ha sido guardada, aparece una impresora en la parte de botones de acción. Pinchando sobre ella, aparece una ventana emergente con el informe de la solicitud. Habrá que darle a imprimir el documento (como cualquier otro archivo).