La preparación y la improvisación, claves para el éxito en los gabinetes

Roberto Rodríguez, director de Comunicación y Relaciones Públicas del Grupo Amma se reunió con los alumnos del MCPC

inés royo, 30 de octubre de 2007

Los alumnos del MCPC recibieron la visita el pasado viernes de Roberto Rodríguez, director de Comunicación y Relaciones Institucionales del Grupo Amma, una de las compañías líderes en España del el sector de la atención a la dependencia y la tercera edad. Rodríguez explicó durante su sesión las claves de la planificación de comunicación institucional y dio algunos consejos prácticos para el desarrollo de la comunicación en el gabinete de cualquier institución. Tras su experiencia durante años en los departamentos de comunicación en gobiernos autonómicos y en los Ministerios de Educación y Cultura durante el gobierno del PP y de Sanidad y Consumo con el PSOE, Rodríguez dejó claro que lo más importante para realizar un buen trabajo es "la preparación y la improvisación". "Hay que tener las cosas claras, conocer la situación, aprender de los errores… y no improvisar; aunque en casos urgentes en los que no te da tiempo a pensar y valorar la situación, la agilidad mental y la capacidad rápida de respuesta son necesarias”, concretaba.

Todo plan de comunicación debe tener en cuenta “la realidad y los objetivos, la historia, la valoración de los líderes y de la institución y, con naturalidad, hacer los cambios que se consideren oportunos”, explicaba el dircom. Sin embargo, según añadió, un plan correcto incluye más aspectos: “Una planificación de las actividades que se desarrollan, en la que se buscan fórmulas para dosificar la información; la organización del gabinete, con distribución de funciones entre los trabajadores; y un conocimiento de los medios del entorno en el que la institución trabaja”.

Relaciones con los públicos

Las relaciones con los públicos también merecen consideración a la hora de fijar un esquema de trabajo para el gabinete: “Hay que establecer una comunicación directa con los ciudadanos, entregarles folletos, revistas, anuncios creados por el propio Ministerio que no puedan manipularse por intermediarios… Incluso un teléfono de atención al ciudadano que atienda las dudas y las sugerencias”, indicaba. Dentro de este aspecto de diálogo con el público una de las funciones más influyentes de los gabinetes es la formación de los portavoces y la unificación del mensaje que estos difunden: “Generalmente los técnicos tienen más credibilidad que los políticos pero hay que enseñarles a hablar de forma breve, sencilla, concisa y clara para que todo el mundo pueda comprender su mensaje”.

Una de las herramientas más nombradas durante la sesión de Roberto Rodríguez fue internet. “Es un contenedor de información que ha simplificado muchísimo la labor de los gabinetes en cuanto a envío de información. La web es una presentación de la empresa o institución para el público y para los medios, facilita la comunicación interna entre los funcionarios y jefes, quita trabajo a los periodistas”.

En la segunda parte de su intervención, Rodríguez ofreció una lista de consejos para evitar conflictos y trabajar con profesionalidad en un gabinete. “Lo que sí que hay que hacer ya se sabe: ser proactivo, prudente y evitar las filtraciones, estar a disposición de los medios cualquier día y a cualquier hora con infinita paciencia, actuar con creatividad y mantener una relación de complicidad con los periodistas, cultivando algunas relaciones personales con ellos”, enumeraba. En cuanto a las cosas que un equipo deberá dejar en último plano se centran en “una mala relación con los compañeros de los medios, no discutir con ellos por un mal tratamiento, por haber concedido poco espacio a un tema propio, ni ‘cansarles’ con cientos de comparecencias y ruedas de prensa en las que últimamente no se puede ni preguntar”. “Aunque mi primer consejo que ayudará a mantener coherencia en los mensajes y no caer en contradicciones es no mentir, que no es lo mismo que no dar información”, concluía Roberto Rodríguez.