1. informar sobre los programas de intercambio y las condiciones necesarias para acceder a una plaza, así como sobre las características de cada Universidad y su adecuación al perfil del alumno,
2. gestionar las solicitudes y los trámites académicos de los estudiantes que se desplazan al extranjero, y
3. convalidar los resultados académicos obtenidos por los alumnos de la Facultad durante el periodo de su estancia, tras haber aprobado los planes propuestos por aquéllos.

Es importante insistir en que la Oficina es un servicio de carácter netamente académico, que por su naturaleza carece de competencias e infraestructura para intervenir en otro tipo de cuestiones relacionadas con los intercambios, como viajes, alojamiento, visado u otras exigencias planteadas por las Universidades de destino. Todos estos aspectos corren enteramente por cuenta del alumno.

Conviene asimismo aclarar que las competencias académicas de esta oficina se limitan a la Facultad de Comunicación de la Universidad de Navarra. No puede esperarse, en consecuencia, que la oficina intervenga en cuestiones académicas o administrativas internas de las Universidades de destino, salvo casos muy excepcionales. Concretamente, esta oficina no está capacitada para intervenir en asuntos tales como la libertad de elección de asignaturas que cada Universidad concede a los alumnos de intercambio, o la fecha de entrega de calificaciones, para todo lo cual el alumno ha de atenerse a las normas de la Universidad de destino.

Por último, desde esta oficina se gestionan sólo los programas con un contenido académico, como Erasmus. Para todo lo relacionado con programas de prácticas en el extranjero (Leonardo y otros) es preciso dirigirse a la Fundación Empresa-Universidad de Navarra, en el edificio Central.

1. Programa ERASMUS: Intercambio con universidades en EUROPA.
2. Otros programas:
   • Intercambio con ESTADOS UNIDOS: Universidad de Missouri.
   • Intercambio con universidades de HISPANOAMÉRICA.
   • Intercambio con universidades de ASIA.

1) Tener una nota media en el expediente de al menos 1,5 en el momento de presentar la solicitud (diciembre de 2006).

2) Acreditación del conocimiento del idioma en que se imparten las clases en la universidad de destino. Esta documentación acreditativa debe tener una antigüedad de menos de dos años. Si los títulos o cursos del nivel del idioma son menos recientes, deberá adjuntarse una carta en la que el alumno se comprometa a estudiar el idioma antes de su salida a la universidad de destino, si se le concede la plaza de intercambio, junto con un plan o calendario de las acciones que se propone emprender con este fin. Antes de desplazarse, los estudiantes que se encuentren en tal situación deberán presentar un certificado de estudio del correspondiente idioma, expedido por un centro de enseñanza público o privado.

1) Impreso de solicitud con una fotografía tamaño carnet.

2) Copia completa del expediente de los cursos precedentes, que incluya la nota media obtenida. Deben verse con claridad todas las calificaciones obtenidas tanto en la convocatoria ordinaria como en la extraordinaria, para lo cual puede ser necesario imprimirlo en sentido horizontal. Los alumnos de primero deben presentar copia del expediente de Bachillerato.

3) Certificado que acredite conocimiento del idioma en que se imparten las clases de la universidad de destino elegida. En el caso de que no se disponga de este documento, debe hacerse lo indicado anteriormente.

4) Carta del asesor o de un profesor de la Facultad de Comunicación. Esta carta debe dar el visto bueno a su solicitud y deberá ser enviada por el propio profesor a la oficina de Programas de Intercambio, por correo interno o correo electrónico. Los miembros de la oficina no pueden escribir esta carta a sus alumnos o asesorados.

Esta documentación debe entregarse en Secretaría de la Facultad de Comunicación.
Último día de recepción de documentación: martes, 12 de diciembre de 2006

La selección se realiza teniendo en cuenta las plazas disponibles y las solicitudes recibidas para cada universidad.

Si hay varios candidatos para una misma plaza, se tendrá en cuenta el expediente y el nivel de idioma (en el caso de países con otra lengua distinta al español). También puede realizarse una entrevista personal a los candidatos inicialmente seleccionados, cuya relación se hará pública en el tablón de anuncios de la Facultad de Comunicación.

Las plazas para las que no existan candidatos idóneos quedarán desiertas.

a) Suspenden o no se presentan a dos o más de dos asignaturas troncales y obligatorias.
b) Suspenden o no se presentan a más de dos asignaturas, siendo una de ellas troncal u obligatoria.
c) Suspenden o no se presentan a tres o más asignaturas optativas y de libre elección.

2. En el caso particular de los intercambios Estados Unidos, debe tenerse muy en cuenta que las condiciones para la obtención del visado se han endurecido considerablemente en los últimos meses. Por tanto, es necesario que los alumnos a los que se haya concedido una plaza en ese país realicen con la suficiente antelación todos los trámites.

Concretamente, la concesión definitiva de estas plazas está condicionada a que los alumnos presenten un justificante de haber obtenido la puntuación necesaria en el TOEFL (Test of English as Foreign Language), condición indispensable para su admisión en las universidades americanas, antes del día 20 de abril de 2007. Toda la información sobre el examen y la matrícula puede consultarse aquí.

En la Universidad de Missouri, la institución americana exige a los alumnos de intercambio un resultado mínimo de 250 puntos (computer based); es decir, puntuación obtenida en los exámenes informatizados y realizados por las instituciones debidamente acreditadas en España) en la prueba de TOEFL.

Los alumnos que se desplacen a los Estados Unidos deben disponer del visado antes del día 30 de junio de 2007.

3. Si un alumno seleccionado para una plaza de intercambio tiene alguna asignatura suspensa en la Universidad de Navarra en el momento de desplazarse, debe tener en cuenta que:
- En ningún caso se convalidarán asignaturas suspensas con las materias cursadas en la universidad de destino. Deberán aprobarse en la Universidad de Navarra.
- En Holanda, Estados Unidos e Hispanoamérica las clases comienzan antes de la convocatoria extraordinaria de exámenes de agosto - septiembre, por lo que el alumno que tenga concedida plaza de intercambio para el primer semestre o para todo el curso académico en estos lugares, deberá renunciar a examinarse, rechazar su plaza o adelantar las convocatorias de los exámenes. Dado que ningún profesor tiene obligación de adelantar las convocatorias de examen, el alumno que se encuentre en esta situación deberá elegir entre rechazar su plaza o renunciar a la convocatoria extraordinaria de examen.

Es preciso tener en cuenta que las Universidades suelen organizar jornadas de introducción para los alumnos de intercambio, antes del comienzo de las clases, y es preceptivo participar en ellas. No es posible, por tanto, llegar más tarde. La oficina de Programas de Intercambio declina cualquier responsabilidad en los perjuicios que se sigan de un retraso en la llegada del alumno.

1) Programa Erasmus

Este programa prevé una “ayuda económica” financiada por la Comunidad Europea. No se trata de una beca en sentido estricto, sino de una ayuda destinada compensar los gastos originados por el desplazamiento. En el curso 2006-2007 se han abonado unos 100 euros por mes. Una vez finalizada la estancia, el Ministerio de Educación español reembolsa a cada alumno una cantidad en torno a 30-40 euros por mes de estancia. La tramitación de estas dos ayudas la realiza directamente la Universidad de Navarra.

Por su parte, cada estudiante puede solicitar otras ayudas complementarias. El Gobierno de Navarra tiene un programa de ayudas, destinado a universitarios navarros, que para el presente curso supone hasta 115 euros al mes, abonados en dos plazos: uno en el momento de la concesión, y otro al justificar el regreso. El plazo de solicitud suele abrirse en el mes de abril y terminará posiblemente el 31 de julio de 2007 –si no hay cambios respecto a anteriores convocatorias. Esta ayuda debe solicitarla el propio estudiante. La información y los impresos estarán disponibles en el Servicio de Becas y Ayudas al Estudio (Edificio Central, planta baja).

El Gobierno de Aragón tiene asimismo un programa de ayudas. En cuanto a entidades bancarias, la Kutxa (Caja de Guipúzcoa) tiene asimismo un programa de becas para quienes sean clientes de esa entidad desde hace un mínimo de dos años, por una cuantía total de unos 600 euros, aplicable tanto al ámbito europeo como a otros. Algo parecido puede decirse de Caja Vital (Álava) para quienes cumplan ciertos requisitos, y de bbk.

Algunas empresas ofrecen a sus empleados un complemento económico, en el caso de que sus hijos se desplacen al extranjero con motivo de sus estudios. Es conveniente averiguar con tiempo si éste es el caso de los padres de los solicitantes.

Además, en algún país –es el caso de Francia-, los estudiantes extranjeros que estudian en Universidades francesas con la beca Erasmus reciben una ayuda complementaria del Gobierno francés.

2) Estados Unidos, Hispanoamérica y Asia

No existen becas ni ayudas oficiales que ayuden a cubrir los gastos derivados de estos programas de intercambio extraeuropeos. En estos casos, las únicas becas aplicables son las que conceden Gobiernos autonómicos y entidades bancarias como los mencionados en el apartado anterior, pues suelen incluir tanto a quienes participan en el programa Erasmus como a quienes estudian fuera del territorio europeo: es el caso, por ejemplo, del Gobierno de Navarra.

Todas estas ayudas no cubren obviamente los gastos derivados de la estancia. Es aconsejable, por ello, que el propio alumno trabaje en el verano, o, si es posible, durante su estancia en el país de acogida.

- Como informa el cuadro, las estancias en la universidad de destino serán de un semestre, salvo en el caso del intercambio con la Universidad de Missouri, que puede ser de un curso académico completo (agosto-mayo).
- Cuando a causa del intercambio dejan de cursarse asignaturas anuales o fundamentales en el plan de formación del alumno, debe hablarse con el profesor de la materia para plantear la posibilidad de cursarla a distancia o una vez se vuelva de la estancia fuera, o preparar un plan de estudio para el semestre en que se va a faltar.
- El plan de asignaturas en la universidad de destino deberá ser aprobado por la Oficina de Programas de Intercambio.
- Debe tratar de realizarse asignaturas equivalentes a las de la Universidad de Navarra, siempre que sea posible. Además, debe tenerse en cuenta si el nivel es adecuado, si será posible aprobarla, etc.
- En la universidad de destino puede ser conveniente continuar estudiando la lengua del país, pero estos cursos no se convalidarán por las asignaturas en las que el alumno esté matriculado. Tampoco se convalidan –aunque puede ser aconsejable cursarlas- asignaturas que, sin ser propiamente de idiomas, son impartidas por Centros dedicados a la enseñanza de la lengua y cultura del país de destino, y no por las Facultades o Institutos con los que se ha suscrito el intercambio.
- Se recomienda llegar a la ciudad de destino antes del inicio de las clases para habituarse al lugar, cultura, idioma, etc.

Esto es especialmente necesario en el caso de los estudiantes que se desplazan a Milán, Munich y en particular París. En estas ciudades es difícil conseguir alojamiento si se espera hasta después de febrero, por lo que es aconsejable iniciar las gestiones antes, incluso aunque no sea definitiva todavía la concesión de la plaza (depende únicamente de las calificaciones de febrero).

Fuera de Europa: Lo más conveniente es contratar un seguro privado o el que recomiende la propia universidad de destino, en particular en el caso de los Estados Unidos. En este país las propias Universidades suelen ofrecer este servicio, pagando una cantidad.

Seguro de viaje: Quienes desen contratar un seguro de viaje pueden consultar la información disponible.