Criterios técnicos en la adquisición de material informático

Las razones fundamentales para establecer unos criterios técnicos para adquirir material informático son: el ahorro a medio y largo plazo para la Universidad, una utilización más eficaz de los recursos, y una atención a los usuarios más eficiente.

Algunos de los criterios podrán parecer erróneos (quizá a corto plazo) pero la experiencia -y los números- demuestran lo contrario, como muy bien vienen señalando los analistas del sector bajo epígrafes como TCO o coste total de propiedad. El coste de propiedad puede definirse como la suma de: coste de hardware y conectividad, costes de personal, costes de entorno informático, costes de infraestructura, costes de gestión informática, costes de gestión de arquitectura. Algunos datos al respecto:

• El precio del ordenador (hardware) y del equipamiento de red sólo representa un 15%-20% del coste de propiedad del equipo;
• un portátil tiene unos costes de propiedad un 34%-68% superiores a un equipo de sobremesa; si además, es de alguien que viaja, tiene un TCO un 25% superior al de un portátil que se use en su lugar habitual de trabajo o en casa.

Por tanto, para calcular el coste final de un equipo o sistema informático deben considerarse -entre otros- los siguientes elementos:

1. Coste de adquisición del hardware, "la caja", que es en lo que suele fijarse el usuario final

2. Coste de mantenimiento del hardware a 4/5 años

3. Coste de actualización del hardware a 4/5 años.

4. Valor residual y coste de reposición del equipo transcurridos los 4/5 años.

5. Costes de actualización y configuración del firmware (BIOS y similares) a lo largo de la vida útil del equipo.

6. Costes de aprendizaje del personal técnico relativos a la configuración del hardware (fuentes de alimentación, ventiladores, chipset, interrupciones, reloj, configuraciones de memoria, video, sonido, etc.)

7. Costes de tarjetas controladoras, su mantenimiento y configuración de drivers específicos: no todos lo monitores funcionan con todas las tarjetas gráficas, no todos los modos gráficos son compatibles con los programas; no todas las tarjetas de red son de la misma velocidad o negocian bien (o no a la primera, o en absoluto) con el equipo al que están conectadas, etc.

8. Instalación y configuración del sistema operativo:

• Coste directo de (al menos) tres horas de trabajo;
• Costes indirectos derivados de una mala configuración: pueden suponer centenares de horas al departamento de Redes y a otros usuarios de la red. Ejemplos: DHCP server configurado por defecto en un W2000, un controlador de dominio o un firewall en un WXP, una IP mal puesta, una impresora con la máscara de red mal configurada, etc...
• Costes de integración del ordenador en un sistema informático debidos al funcionamiento incorrecto del hardware (red, principalmente: negociación de velocidad, sincronismo, etc.) o relativos a la conexión con recursos de red compartidos y a la configuración de los mecanismos de seguridad apropiados.

9. Instalación y configuración del software:

Instalación del antivirus: la carencia de antivirus o una mala configuración puede generar pérdidas incalculables de información, problemas graves relativos a la seguridad o la confidencialidad, con mayores o menores implicaciones económicas o legales;
Instalación del software de ofimática básico: una instalación puntual puede llevar más de 2 horas de trabajo si se instala completamente, con las actualizaciones correspondientes.

10. Costes derivados de saltarse los procedimientos: probablemente la búsqueda de ofertas para el usuario resultará fructuosa pero no gratis. Por otra parte, ir por libre supone romper las posibles economías de escala. Si la Universidad se centra en unos modelos y marcas se debe a una serie de ventajas globales a medio-largo plazo muy claras:

• La instalación y configuración básica de un equipo pasa de ser un trabajo artesanal a un trabajo en cadena, reduciendo los tiempos de instalación de horas a minutos (15 minutos a partir de la imagen de un disco maestro). Los procedimientos de instalación y configuración son estándares y mucho más breves.
• Al utilizar dispositivos y periféricos de las mismas marcas, es posible disponer de todo el software (y firmware) actualizado y con unas prestaciones probadas y aprobadas, con un funcionamiento del que hay experiencia.
• El tiempo requerido por el personal técnico de informática se reduce drásticamente. En cambio, cuando se enfrenta a algo no estándard el tiempo requerido se dispara: averiguar qué tarjeta de red o vídeo lleva, ver la marca de disco, buscar los drivers en internet para hacer una instalación o reparación, conseguir las utilidades específicas para esa versión de sistema operativo o aplicaciones, etc., consume unos recursos extras en algo para lo que ya se cuenta con soluciones conocidas y experimentadas.
• Al seguir los procedimientos estándares se evitan averías y errores del sistema operativo o de sus componentes. Un sistema operativo mal configurado puede impedir o entorpecer el trabajo de un número considerable de usuarios (decenas en el mejor de los casos).
• A veces, lo mejor es enemigo de lo bueno.

11. Otros gastos de personal no informático:

Gastos de gestión extraordinarios por salirse del cauce establecido: consultas de precios, catálogos, preguntas a "entendidos", comparativas,...;
Costes de aprendizaje del usuario: cada cambio implica tiempo empleado en aprender algo nuevo... o problemas de compatiblidad generados a otros usuarios por utilizar versiones incorrectas o distintas del software... cambiar por unas supuestas mejoras en un entorno donde se trabaja con (mucha) más gente, puede suponer un coste adicional nada despreciable... y si el cambio se pone de moda y propaga, la Universidad incurre en un gasto desorbitado.

Como resumen de lo que se ha expuesto, se podría decir que un ordenador adquirido por el conducto ordinario incluye en su precio: costes de mantenimiento, instalación y configuración de hardware y software (sistema y aplicaciones), garantía de tres años in situ, un procedimiento asociado y una calidad de componentes, que suponen un ahorro global para la Universidad. Una caja no es un ordenador configurado, ni con el software adecuado, y mucho menos con el sistema operativo y componentes de red adaptados para su uso en la red de la Universidad.

Sería conveniente que de verse algo “llamativo” en los precios se haga saber: a veces hay errores o los precios pueden no estar actualizados. En ocasiones es posible encontrar una oferta puntual más económica, pero con muchos costes ocultos: búsqueda del producto y proveedor, gestión económica del pago, transporte, configuración, mantenimiento, gestión de garantía (y transporte) en caso de avería, peculiaridades del sistema, etc. etc. Debe tenerse en cuenta que una caja necesita una atención en tiempo directo o indirecto que supera, con mucho un 300% el precio del hardware (cfr. Gartner Group, Forrester Research, IDG).

Por tanto, no debe comprarse ningún equipo que no esté contemplado en las recomendaciones sin autorización previa, o sin seguir los procedimientos establecidos. De no seguir lo establecido por la Universidad, carecerá en absoluto de soporte técnico.

Las razones expuestas en este documento son también aplicables a la adquisición y actualización de programas (software): una nueva versión puede generar problemas de incompatibilidad con otros programas ya instalados, con el sistema operativo, con el entorno de red, requerir más recursos de hardware, o -incluso- puede dejar el ordenador fuera de servicio. Por todos este motivo, se dispone de de una lista de software y las versiones aprobadas. Para cualquier duda, por favor, contacte con Atención Informática.

En definitiva, hay ahorros que no lo son.